沒(méi)有這個(gè)能力,還是合格的中級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理嗎?
編輯導(dǎo)語(yǔ):在產(chǎn)品經(jīng)理工作中,有效的業(yè)務(wù)梳理有助于產(chǎn)品經(jīng)理理清產(chǎn)品邏輯、更好地洞察需求、協(xié)助項(xiàng)目落地方案的設(shè)計(jì)。那么,產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)該如何提升自身業(yè)務(wù)梳理能力,以求實(shí)現(xiàn)自身整體能力的提升?本文作者總結(jié)了提高產(chǎn)品經(jīng)理業(yè)務(wù)梳理能力的方法策略,一起來(lái)看一下。
一、前言
我曾經(jīng)為內(nèi)部產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)設(shè)定了各級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理的能力標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于中級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理來(lái)說(shuō),最重要的一條標(biāo)準(zhǔn)如下:
具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)梳理能力。能夠?qū)訕I(yè)務(wù)需求,并且從業(yè)務(wù)邏輯、產(chǎn)品邏輯上對(duì)需求進(jìn)行梳理,幫助業(yè)務(wù)方理清思路,并完成落地方案的設(shè)計(jì)。
業(yè)務(wù)梳理能力不但是B端產(chǎn)品經(jīng)理的核心能力之一,也是其他更高級(jí)能力的基礎(chǔ):比如,如果缺乏業(yè)務(wù)梳理能力,就不可能具備優(yōu)秀的架構(gòu)能力,更不可能具備可落地的商業(yè)思維。
在我?guī)н^(guò)的團(tuán)隊(duì)中,不乏通過(guò)一年時(shí)間的學(xué)習(xí)和實(shí)踐,就具備了優(yōu)秀業(yè)務(wù)梳理能力的同學(xué)。他們也因此超越了周圍同事,從團(tuán)隊(duì)中脫穎而出。但是,我也看到更多產(chǎn)品經(jīng)理,遇到了如下瓶頸:
- 一些新入行的B端產(chǎn)品經(jīng)理,不知道如何突破工作局面,也不知道如何快速提升個(gè)人能力;
- 一些入行幾年的B端產(chǎn)品經(jīng)理,由于不具備優(yōu)秀的業(yè)務(wù)梳理能力,始終在低水平層次徘徊,職業(yè)生涯很難有突破。
而接下來(lái)兩篇文章,我希望通過(guò)回答以下兩個(gè)問(wèn)題幫到他們:
- 如何進(jìn)行高質(zhì)量的業(yè)務(wù)梳理?
- 如何快速提升業(yè)務(wù)梳理能力?
而關(guān)于“如何進(jìn)行高質(zhì)量的業(yè)務(wù)梳理”,我又會(huì)分為兩個(gè)部分:
- 業(yè)務(wù)調(diào)研:如何全面、透徹了解客戶業(yè)務(wù)?
- 方案制定:如何制定各方認(rèn)可、可落地的產(chǎn)品方案?
在每個(gè)部分,我都會(huì)附上實(shí)踐案例,幫助你加深理解。
接下來(lái),我們就從業(yè)務(wù)調(diào)研說(shuō)起。
二、業(yè)務(wù)調(diào)研
業(yè)務(wù)調(diào)研的關(guān)鍵,是全面、清晰、重點(diǎn)突出。
- 所謂全面,即不能遺漏重要信息。比如客戶的組織架構(gòu)和崗位職責(zé),可以幫助我們明確業(yè)務(wù)和用戶范圍,需要專門調(diào)研。
- 清晰,即調(diào)研思路要清晰。比如我們可以遵循“商業(yè)模式——策略——整體流程——詳細(xì)流程”的思路,同時(shí)通過(guò)“文字描述+流程圖”的方式,提高整個(gè)調(diào)研的效率。
- 重點(diǎn)突出,即圍繞重點(diǎn),把我們產(chǎn)品成敗的關(guān)鍵因素搞清楚。比如管理報(bào)表就需要重點(diǎn)關(guān)注,以確保管理層的訴求得到滿足。當(dāng)然,考慮到互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品小步快跑的需要,我們可以對(duì)需求分級(jí):MVP階段先滿足最核心的需求,后續(xù)迭代再滿足其他需求。即,整體規(guī)劃、分步實(shí)施。
接下來(lái),我們就按照以下內(nèi)容,分步驟完成業(yè)務(wù)調(diào)研。
- 組織架構(gòu)和崗位;
- 業(yè)務(wù)概況;
- 業(yè)務(wù)詳細(xì)說(shuō)明;
- 管理報(bào)表;
- 現(xiàn)有系統(tǒng);
- 用戶期望。
1. 組織架構(gòu)和崗位
如果把企業(yè)比喻成一個(gè)人,組織架構(gòu)就是人的骨骼,業(yè)務(wù)流程就是人的血肉,而B(niǎo)端產(chǎn)品則是人的神經(jīng)系統(tǒng)。三者必須緊密配合,融為一體,才能讓企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效。
搞清楚企業(yè)的組織架構(gòu)和部門職責(zé),我們才能更好地了解業(yè)務(wù)全貌,不疏漏重要的部門和流程。而搞清楚各崗位和職責(zé),我們就可以理解用戶的分工,以及他們之間的協(xié)作和監(jiān)督關(guān)系。這會(huì)幫助我們找到關(guān)鍵用戶和關(guān)鍵環(huán)節(jié),從而提升產(chǎn)品設(shè)計(jì)的效率。
比如,我們給XX外貿(mào)公司設(shè)計(jì)一套訂單管理系統(tǒng),就可以首先梳理XX外貿(mào)公司的組織架構(gòu)和崗位。
以其中的業(yè)務(wù)處為例:
業(yè)務(wù)處職責(zé):負(fù)責(zé)XX產(chǎn)品外貿(mào)銷售業(yè)務(wù),具體包括訂單管理、貨款管理、開(kāi)票,以及協(xié)調(diào)外商和生產(chǎn)基地的訂單、貨款等事宜,配合營(yíng)銷策劃處進(jìn)行市場(chǎng)管理等。具體職責(zé)如下(節(jié)選示例):
- 負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)外貿(mào)公司既定市場(chǎng)策略的執(zhí)行和反饋。
- 負(fù)責(zé)培育、開(kāi)發(fā)國(guó)際市場(chǎng),建立有效的國(guó)外營(yíng)銷、維修服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
- 負(fù)責(zé)市場(chǎng)開(kāi)拓、新品推廣、銷售計(jì)劃和客戶關(guān)系維護(hù),確保完成既定的銷售目標(biāo)。
- 負(fù)責(zé)訂單獲取、合同履約等外貿(mào)銷售日常工作。
業(yè)務(wù)處出口業(yè)務(wù)專員崗位職責(zé)(節(jié)選示例):
- 在接到客戶訂貨文件,并確認(rèn)客戶資信后,整理翻譯客戶訂貨文件;確認(rèn)價(jià)格條件、支付方式和各種附帶的費(fèi)用;確認(rèn)交貨時(shí)間、方式和地點(diǎn);明確產(chǎn)品工藝技術(shù)要求和質(zhì)量保證條款;詳細(xì)填寫國(guó)外銷售合同評(píng)審表交合同管理員。(合同評(píng)審)
- 收到客戶的匯款憑證后開(kāi)出銷貨通知單,將統(tǒng)計(jì)聯(lián)和發(fā)貨聯(lián)分別交統(tǒng)計(jì)和倉(cāng)儲(chǔ)人員(搬運(yùn)、貯存、包裝、防護(hù)和交付)。
- 根據(jù)合同提供全套準(zhǔn)確單據(jù),包括商業(yè)發(fā)票、裝箱單和其他要求的單據(jù)。
通過(guò)以上梳理,毫無(wú)疑問(wèn),業(yè)務(wù)處和出口業(yè)務(wù)專員是本次項(xiàng)目的關(guān)鍵部門和崗位。一般來(lái)說(shuō),大企業(yè)都有詳細(xì)的組織架構(gòu)和崗位職責(zé)文件,我們可以直接向客戶索取。對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō),組織架構(gòu)和崗位職責(zé)相對(duì)簡(jiǎn)單,我們可以集中向客戶詢問(wèn),然后在流程梳理的過(guò)程中,不斷補(bǔ)充和完善。
2. 業(yè)務(wù)概況
不管是業(yè)務(wù)流程還是系統(tǒng),都是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的。因此,只有了解企業(yè)的商業(yè)模式和經(jīng)營(yíng)策略,才能搞清楚我們的產(chǎn)品所面向的企業(yè)類型和業(yè)務(wù)模式,以及產(chǎn)品能夠給客戶帶來(lái)的價(jià)值。這不但有利于本次項(xiàng)目的交付,更有利于未來(lái)將產(chǎn)品銷售到更多行業(yè)客戶。
在業(yè)務(wù)概況部分,我們首先需要從整體上理解客戶的商業(yè)模式和經(jīng)營(yíng)策略。
比如當(dāng)我們?cè)谠O(shè)計(jì)一個(gè)銷售管理系統(tǒng)時(shí),客戶如果是制造型企業(yè),銷售部門的工作重點(diǎn)往往是做好渠道鋪貨工作,維持分銷價(jià)格秩序,并與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)好產(chǎn)品交付時(shí)間與質(zhì)量。而如果客戶是經(jīng)銷型企業(yè),那么開(kāi)發(fā)有競(jìng)爭(zhēng)力的商品,管理好銷售團(tuán)隊(duì),并通過(guò)供應(yīng)鏈管理做到“不積壓、不缺貨”,才是他們經(jīng)營(yíng)的核心。
如果我們?cè)O(shè)計(jì)的是一套SaaS產(chǎn)品,除了梳理客戶的經(jīng)營(yíng)策略,還必須梳理整個(gè)行業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略。這一方面可以加深我們對(duì)客戶的理解,讓產(chǎn)品邏輯符合業(yè)務(wù)本質(zhì),從而提高產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度;另一方面也可以從整體上規(guī)劃好產(chǎn)品的擴(kuò)展方向,從而在未來(lái)滿足更多差異化的需求。
比如,在XX外貿(mào)公司所處行業(yè),根據(jù)貨物來(lái)源的不同,有三種供應(yīng)鏈管理模式:
- 向內(nèi)部工廠采購(gòu)商品;
- 向國(guó)內(nèi)供應(yīng)商采購(gòu)商品;
- 向國(guó)外供應(yīng)商采購(gòu)商品。
而這三種模式的管理重點(diǎn)是不同的。對(duì)于內(nèi)部采購(gòu),需要與生產(chǎn)系統(tǒng)打通,強(qiáng)調(diào)與制造部門的協(xié)同;而對(duì)于外部采購(gòu),則需要進(jìn)行端到端的采購(gòu)管理(按單采購(gòu))。
除了梳理商業(yè)模式和經(jīng)營(yíng)策略,我們還需要繪制整體流程圖,從而便于我們“鳥(niǎo)瞰”整個(gè)企業(yè)/部門的業(yè)務(wù),并方便開(kāi)展下一階段的工作。
示例,XX外貿(mào)公司整體流程如下:
接下來(lái),我們就可以針對(duì)上面的每一個(gè)步驟,展開(kāi)更為詳細(xì)的調(diào)研。
3. 業(yè)務(wù)詳細(xì)說(shuō)明
在了解客戶業(yè)務(wù)概況以后,我們就需要基于整體流程圖,對(duì)各個(gè)階段分別進(jìn)行調(diào)研,并撰寫業(yè)務(wù)詳細(xì)說(shuō)明。
業(yè)務(wù)詳細(xì)說(shuō)明一般分為三個(gè)部分。
1)重點(diǎn)說(shuō)明主要是業(yè)務(wù)規(guī)則說(shuō)明,這些規(guī)則往往無(wú)法通過(guò)流程圖很好地表述。比如,商品的定價(jià)規(guī)則、客戶信用管控政策等,就可以在這個(gè)部分進(jìn)行詳細(xì)闡述。
2)流程圖通過(guò)“什么崗位,執(zhí)行什么任務(wù)”兩個(gè)維度,流程圖可以直觀顯示業(yè)務(wù)處理過(guò)程,避免出現(xiàn)梳理錯(cuò)漏。
在繪制流程圖時(shí),一方面需要注意逆向流程或步驟,比如有銷售發(fā)貨流程就有退貨流程,有審批通過(guò)步驟就有審批不通過(guò)的步驟。另一方面也要把相關(guān)打印單據(jù)標(biāo)記出來(lái)。因?yàn)樵谠O(shè)計(jì)功能時(shí),要不就取消這些單據(jù)(一般通過(guò)移動(dòng)端替代),要不就得額外設(shè)計(jì)打印功能。
針對(duì)流程圖的每一個(gè)步驟,需要有對(duì)應(yīng)的步驟說(shuō)明。有些詳細(xì)的業(yè)務(wù)規(guī)則,比如銷售部提交訂單后,財(cái)務(wù)部必須在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成審核,需要在步驟說(shuō)明里明確。
當(dāng)然,由于調(diào)研階段的流程圖主要是產(chǎn)品經(jīng)理自己查看,以及和客戶確認(rèn)需求。因此不需要因?yàn)楦袷降燃?xì)節(jié)問(wèn)題耗費(fèi)太多時(shí)間,重點(diǎn)還是全面清晰地表述, 能夠和客戶達(dá)成一致。
3)重難點(diǎn)在梳理業(yè)務(wù)時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)處理上的重難點(diǎn)。比如,外貿(mào)公司很注重風(fēng)險(xiǎn)管控,在采購(gòu)、發(fā)貨等環(huán)節(jié),都會(huì)嚴(yán)格根據(jù)客戶的付款情況進(jìn)行審核。如收到約定比例的預(yù)付款后,才會(huì)安排采購(gòu)或工廠生產(chǎn)。
這些業(yè)務(wù)重難點(diǎn),需要在專門的章節(jié)詳細(xì)記錄,并在產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)重點(diǎn)關(guān)注:因?yàn)榭蛻舨少?gòu)系統(tǒng)的目的,往往就是解決這些問(wèn)題。
示例,XX外貿(mào)公司價(jià)格管理詳細(xì)說(shuō)明。
① 重點(diǎn)說(shuō)明
外貿(mào)公司財(cái)務(wù)處以工廠財(cái)務(wù)結(jié)算價(jià)為基礎(chǔ),加銷售費(fèi)用、工資及工資性附加等形成外貿(mào)公司財(cái)務(wù)底價(jià);業(yè)務(wù)部基于財(cái)務(wù)底價(jià),根據(jù)區(qū)域市場(chǎng)實(shí)際情況價(jià)格,確定產(chǎn)品銷售價(jià)及產(chǎn)品商務(wù)政策。
② 流程圖
③ 流程說(shuō)明:略。
④ 重難點(diǎn)
部分商品支持客戶自選配件(如XX型號(hào)摩托車),但由于缺乏系統(tǒng)支持,業(yè)務(wù)人員無(wú)法快速得到選配后的價(jià)格,影響客戶體驗(yàn)和銷售效率。
4. 管理報(bào)表
雖然B端產(chǎn)品的大部分用戶是一線員工,但是管理層對(duì)產(chǎn)品的評(píng)價(jià)才是最重要的。而越是高層管理人員,重視管理報(bào)表。因此,毫不夸張地說(shuō),管理報(bào)表的用戶滿意度,往往決定了B端產(chǎn)品的客戶滿意度。
雖然有了業(yè)務(wù)流程才能產(chǎn)生管理數(shù)據(jù)。但是從產(chǎn)品設(shè)計(jì)角度來(lái)說(shuō),需要首先梳理最核心的管理數(shù)據(jù),再“反向”調(diào)整產(chǎn)品功能。
因此,在業(yè)務(wù)調(diào)研時(shí),需要重點(diǎn)收集和梳理管理報(bào)表需求。
示例,XX外貿(mào)公司管理報(bào)表:
① 出口統(tǒng)計(jì)匯總表
按金額統(tǒng)計(jì)銷售情況,具體又分為日?qǐng)?bào)、月報(bào)和旬報(bào)。附樣表。
② 分商品類型出口統(tǒng)計(jì)匯總表
附樣表。
③ 分銷售區(qū)域出口統(tǒng)計(jì)匯總表
附樣表。
④ 分客戶出口統(tǒng)計(jì)匯總表
附樣表通過(guò)以上報(bào)表,明確需要在商品信息上,增加商品類型字段;在客戶信息上,增加銷售區(qū)域字段。
5. 現(xiàn)有系統(tǒng)
現(xiàn)有系統(tǒng)可以分為兩類:
- 需要被替代的系統(tǒng);
- 需要集成的系統(tǒng)。
對(duì)于需要被替代的系統(tǒng),重點(diǎn)是了解其優(yōu)缺點(diǎn),以及被替代的原因。對(duì)于已經(jīng)使用過(guò)類似系統(tǒng)的用戶,他們往往會(huì)參照原系統(tǒng)對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià),在這種情況下,“知己知彼”就非常重要。
對(duì)于需要集成的系統(tǒng),重點(diǎn)是了解其處理的業(yè)務(wù),以及系統(tǒng)管理方的情況。因?yàn)樵诜桨钢贫A段,我們需要和系統(tǒng)管理方協(xié)作,制定針對(duì)性的系統(tǒng)集成方案。
示例,XX外貿(mào)公司現(xiàn)有系統(tǒng):
① 某外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)
屬于需要被替代的系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)是基本能夠支撐總部業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn),但不能支撐裝箱管理等業(yè)務(wù)。同時(shí)缺乏手機(jī)端,不方便業(yè)務(wù)員隨時(shí)查看商品圖片、價(jià)格等信息和提交訂單,也不方便管理層隨時(shí)審批和查看管理報(bào)表。
② 某財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)
屬于需要集成的系統(tǒng)。主要是財(cái)務(wù)部門使用,但需要對(duì)接訂單管理系統(tǒng)。目前是第三方IT服務(wù)供應(yīng)商在負(fù)責(zé)運(yùn)維。經(jīng)過(guò)調(diào)研,明確裝箱管理功能屬于重點(diǎn)功能。同時(shí),手機(jī)端體驗(yàn)很大程度上決定了用戶滿意度,需要重點(diǎn)關(guān)注。另外,還需要及時(shí)和第三方IT服務(wù)供應(yīng)商對(duì)接,討論后期系統(tǒng)對(duì)接方案。
6. 用戶期望
B端產(chǎn)品的用戶,往往分為執(zhí)行層和管理層,大企業(yè)還需要單獨(dú)區(qū)分出決策層。對(duì)于同一個(gè)業(yè)務(wù),這三類用戶的需求往往是有差異的。因此,我們也需要分別調(diào)研他們的期望。
1)執(zhí)行層
執(zhí)行層往往關(guān)注業(yè)務(wù)處理的效率。比如,需要手工制作的單據(jù),增加了工作量,他們會(huì)希望通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成。
2)管理層
相對(duì)于執(zhí)行層,管理層更關(guān)注管理效率提升和業(yè)績(jī)結(jié)果達(dá)成。比如,對(duì)于不符合價(jià)格政策的訂單,系統(tǒng)能夠自動(dòng)判斷并拒絕業(yè)務(wù)員提交。
3)決策層
決策層更關(guān)注數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查看和分析。比如,隨時(shí)查看銷售收入和毛利達(dá)成情況,從而判斷經(jīng)營(yíng)狀況,并決策是否應(yīng)該馬上采取改進(jìn)措施。
示例,XX外貿(mào)公司用戶期望:
1)執(zhí)行層
希望支持客戶遠(yuǎn)程查看商品的零部件構(gòu)成(BOM表),并能夠自行選購(gòu)下單。
2)管理層
希望海外子公司也能夠使用同一套系統(tǒng)管理進(jìn)銷存,從而方便總部實(shí)時(shí)了解各子公司實(shí)際出貨及庫(kù)存情況,便于管理決策。同時(shí)也能夠及時(shí)收集終端客戶資料。
3)決策層
希望能夠在移動(dòng)端實(shí)時(shí)查看收入和毛利數(shù)據(jù),并且能夠按商品分類、銷售區(qū)域等維度下鉆分析。經(jīng)過(guò)調(diào)研,明確移動(dòng)端的收入和毛利分析報(bào)表,是本次產(chǎn)品的關(guān)鍵功能。同時(shí),產(chǎn)品需要支持多組織架構(gòu)(集團(tuán)管理),從而支撐集團(tuán)公司對(duì)海外子公司的管理。
客戶遠(yuǎn)程自助下單的功能,開(kāi)發(fā)量較大,但目前只應(yīng)用于維修件銷售業(yè)務(wù),給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值相對(duì)有限,可以在后期迭代計(jì)劃中綜合考慮。
三、未完待續(xù)
到這里為止,我們已經(jīng)完成了業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告的6個(gè)部分,這也意味著一次業(yè)務(wù)調(diào)研的基本完成。
如果你本身具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)梳理能力,那么這份報(bào)告基本能夠涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)需要滿足的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和需求。
而如果你才剛?cè)腴T,或者還不具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)梳理能力,那么歡迎你關(guān)注我的下一篇原創(chuàng)。我會(huì)重點(diǎn)講述:如何制定各方認(rèn)可、可落地的產(chǎn)品方案?如何快速、有效提升業(yè)務(wù)梳理能力。
敬請(qǐng)期待。
#專欄作家#
王戴明,微信公眾號(hào):To B老人家,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家,多年互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品與信息化管理經(jīng)驗(yàn)。
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