不會做高層匯報,你的辛苦不值得一提

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本文將深入探討如何高效、精準地向高層領(lǐng)導(dǎo)匯報數(shù)字化項目的進展與成果,幫助你的項目獲得必要的支持與認可。從準備到講述,每一步都至關(guān)重要。讓我們一起學(xué)習(xí)如何讓辛苦不白費,讓每一次匯報都成為推動項目向前發(fā)展的強大動力。

匯報是做數(shù)字化項目,非常重要的一種工作方式,也是非常重要的一項工作技能。

數(shù)字化項目經(jīng)理或流程變革經(jīng)理,需要經(jīng)常給公司高層做項目匯報。

比如,項目立項、關(guān)鍵里程碑、項目驗收等,都可能給公司董事長、總經(jīng)理做匯報。

有時,還要有項目年中匯報、年度匯報等,甚至每隔一兩個月需要給董事長主動約會,進行匯報。

近三年,我主筆并參加了60余次給公司董事長、CEO、高級副總裁等高管的數(shù)字化工作匯報。

今天,我把給身價幾百億老板匯報數(shù)字化工作的經(jīng)驗,全部分享給你;讓你30分鐘把整個團隊3個月日夜加班做的工作價值,輕松講清楚,獲得認可。

01 高層匯報對個人發(fā)展和項目推進都至關(guān)重要

匯報本身,是數(shù)字化項目的一項很重要的工作,是工作的重要組成部分。

因此,數(shù)字化項目經(jīng)理,不但要把事兒搞定,而且還要會匯報。

如果匯報能力很差的話,做數(shù)字化項目經(jīng)理,也不可能做的太好,因為,匯報是綜合能力的體現(xiàn)。

沒有匯報能力,甚至很難有機會升職,因為平時正式給高層匯報工作的機會本來就少,你又不匯報,高層領(lǐng)導(dǎo)可能就不認識你,不認識你,你怎么有機會升職呢?

千萬不要說,匯報讓別人來吧,我負責(zé)干活就行了。

你錯了,干活的可替代性很強,匯報是一個很核心的能力,匯報能力突破不了,你很難往上走。

所以,匯報能力,對個人的職業(yè)發(fā)展非常重要。

對于一個項目來講,高層領(lǐng)導(dǎo)不可能天天參加你的項目,領(lǐng)導(dǎo)一般通過你的匯報,對工作打分,認可還是不認可,做的好還是很差。

但是,他沒有參與過程,不知道很多細節(jié),他也不知道這個成果的邏輯是怎么得來的,他更不知道這些工作成果意味著多大的工作難度、多大的工作量。

領(lǐng)導(dǎo)對項目的判斷,就是基于這30分鐘你給他講的、看的、展示的內(nèi)容,甚至包括你的聲音、你的表情等。

因此,領(lǐng)導(dǎo)對項目的判斷,就看你的準備和你的現(xiàn)場匯報了。下面兄弟辛辛苦苦、點燈熬油的跟你干活,項目做的怎么樣,就看你30分鐘的表現(xiàn)了。

可見,給高層匯報的能力,不僅對個人發(fā)展重要,對項目團隊、對項目推進,同樣至關(guān)重要。

02 高層匯報要明白的三個道理

高層匯報是有一定策略和技巧的,作為匯報人,你一定要提前明白,以便事半功倍、匯報成功。

1. 匯報要圍繞“匯報對象想聽什么”和“我想得到什么”為中心

領(lǐng)導(dǎo)想聽什么,就需要重點準備,需要講清楚,以領(lǐng)導(dǎo)想聽的為中心。

比如,領(lǐng)導(dǎo)想聽成果和背書,你就客觀匯報項目成果的同時,把各個事業(yè)部的簽字確認頁、把各個事業(yè)部參與討論的照片放上。

而不是講你這個報告多美,用了什么理論、什么模型,自我陶醉,領(lǐng)導(dǎo)根本不關(guān)心。

為什么要匯報?很多時候我們是有所需求,比如我們目標是立項,希望領(lǐng)導(dǎo)決策、給資源。那么,我們在匯報的時候,要讓領(lǐng)導(dǎo)清楚這個訴求。

所以,我們匯報的所有內(nèi)容、所有說的話,都是以“匯報對象想聽什么和我們想得到什么”這兩個中心,進行展開。

2. 你報告呈現(xiàn)的內(nèi)容與講解內(nèi)容是需要有差異

報告需要更完整,有結(jié)論、有過程、有素材。

有的一頁片子,可能做半小時,但是講就幾秒鐘一帶而過,因為這些片子就是讓領(lǐng)導(dǎo)看一眼的。

講的時候,是需要講重點、講價值、講落地性、講結(jié)果、講信任背書、講潛在風(fēng)險及應(yīng)對策略。

而且,領(lǐng)導(dǎo)感興趣的內(nèi)容,與你報告呈現(xiàn)、與你的講解,也不會相同,要在報告過程中,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋及時調(diào)整。

3. 針對不同的領(lǐng)導(dǎo),不能用一份報告打天下

給不同的領(lǐng)導(dǎo)做匯報,匯報材料,要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格、角色、他的關(guān)注點等,進行適當調(diào)整。

不能用一份報告通吃,這樣很難行通。甚至,面對不同的領(lǐng)導(dǎo),要做不同的背景鋪墊,因為,不同領(lǐng)導(dǎo)對項目了解程度不同。

03 匯報前如何準備

匯報準備和匯報講述同等重要,關(guān)乎匯報的成敗。匯報前,至少要做三方面的準備。

1. 了解匯報對象的風(fēng)格

領(lǐng)導(dǎo)是什么風(fēng)格?經(jīng)常打斷人嗎?他是喜歡聽細節(jié)的人嗎?他是批判心態(tài)重的人嗎?喜歡開門見山,還是喜歡有些鋪墊?各種風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo),匯報的策略肯定是不一樣的。

比如,遇到喜歡插話的領(lǐng)導(dǎo),你的報告結(jié)構(gòu)是要變化的。要把這個報告最精華的部分,力爭在10分鐘之內(nèi)講完??偡挚偅涯莻€總,在10分鐘之內(nèi)講完。

你若一步步講,你講了十分鐘,領(lǐng)導(dǎo)突然問你一個問題,你說領(lǐng)導(dǎo)我后面會講的。

領(lǐng)導(dǎo)的思維和你表達的邏輯習(xí)慣不一樣,你讓他等待和琢磨,等到最后才等到他想聽的,這種匯報兇多吉少。

如果領(lǐng)導(dǎo)不說話,靜下心來慢慢聽,你覺得他的心情會很好嗎?你覺得他會認可你的報告嗎?當你講的邏輯不是他想聽的邏輯時,很多人的本能是一直在找你報告的問題。

你講完的那一刻,也是開始批判的時刻。

領(lǐng)導(dǎo)可能會說,你剛才不是說后面有,我聽完,我怎么覺得我沒有聽到呢?因為他一直在找茬,他一定是能找到的。

這不是他故意,這是人之本性。

你讓我等,我聽完了,你也沒講清楚啊。所以,此時你所有的解釋都是蒼白的,都是有問題的。

遇到這種情況,建議直接翻到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題,進行回答。

2. 充分準備領(lǐng)導(dǎo)以前提過要求的回答

大家匯報時,是不是遇到過以下場景?

有個點當時沒有意識到,結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)就問了,你沒有答上來,或者沒有解釋清楚,領(lǐng)導(dǎo)不滿意。

你自己感覺這是不可預(yù)料的,這是別人不理解自己,別人不能客觀的評價自己,但實際上你是錯的。

你30分鐘怎么可能把團隊3個月甚至半年的工作,表達的非??陀^、非常立體,非常完整、非常有深度呢?不可能的。

難道你讓領(lǐng)導(dǎo)聽這個項目半年的所有細節(jié)嗎?

既然不可能,那你就要重視這個匯報怎么展示、怎么表達,怎么做好匯報潛在風(fēng)險的預(yù)案。

你認為匯報是偶然出現(xiàn)的問題,但實際根本不是;在策劃匯報的時候,就要想辦法解決。

要站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考,知道領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心什么。比如,在啟動會上,領(lǐng)導(dǎo)提過什么要求、什么期望,這些他基于本能極大概率會問。

只要你一解釋,就已經(jīng)失敗一半了。絕大部分在匯報的時候,進行解釋,就已經(jīng)晚了。

3. 準備匯報材料的注意事項

匯報材料整體結(jié)構(gòu),一般是總分總。這樣方便領(lǐng)導(dǎo)前幾分鐘就有一個整體概念,若領(lǐng)導(dǎo)突然時間緊張,中間“分”的部分,可以簡要匯報,也對匯報效果影響不大。

匯報材料開頭,一定要寫清匯報目的,讓領(lǐng)導(dǎo)知道本次匯報的目的是什么,或者借此跟領(lǐng)導(dǎo)共識本次匯報的目的,并借此框住本次的主題,避免領(lǐng)導(dǎo)天馬行空的過于發(fā)散。

匯報材料結(jié)尾,要明示下一階段的計劃,以便聽一下領(lǐng)導(dǎo)的想法。

若有待領(lǐng)導(dǎo)決策的事項,也要在材料結(jié)尾明示出來。

如果是提問題,要帶著解決方案,講清各個方案的優(yōu)劣,讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題,不能給領(lǐng)導(dǎo)布置作業(yè)。

同時,針對準備的這多個方案,要有自己選擇的傾向,一旦領(lǐng)導(dǎo)問起,可以講出來自己的傾向和判斷邏輯。

匯報材料準備完畢后,要與涉及的部門進行同步,進行共識,避免他們有不同意見。

如果,他們也一起參會,不提前共識,在會上他們提出了質(zhì)疑,那這個匯報就很難成功了。

04 如何進行匯報講述

我們可能碰到過這種匯報的開場白,各位領(lǐng)導(dǎo)好,我是小張,現(xiàn)在由我給大家講講這個項目的情況,接著第一第二第三。

這是最差的一種開場白,若這樣,領(lǐng)導(dǎo)有N個問題等著你呢,他心里有一堆的疑問。

你在項目是什么角色???你打算講多少時間啊?今天的匯報目的是什么啊?等等。

領(lǐng)導(dǎo)為什么有這些疑問,因為領(lǐng)導(dǎo)可能并一定認識你,領(lǐng)導(dǎo)可能半個小時后還有其它會議,領(lǐng)導(dǎo)并不一定記得為啥要給他做這個匯報。

因此,在開場時,主動告知身份、會議目的、匯報時間就非常必要。

甚至,還要簡單回顧上次事項,把領(lǐng)導(dǎo)拉到這個上下文里面來。

在匯報中,有時領(lǐng)導(dǎo)會突然說,我過會臨時有個會,咱們15分鐘說完,你簡單說說結(jié)果就行了。

遇到這種情況,你不要被領(lǐng)導(dǎo)騙了,你若只講結(jié)果,領(lǐng)導(dǎo)腦子里一堆疑問。

別管多長時間,前面工作的思路、過程,哪怕一分鐘過完,也要講。沒有過程的信息,領(lǐng)導(dǎo)怎么相信你的結(jié)果是經(jīng)得起考驗的,怎么能看到信任背書呢。

你可以說,領(lǐng)導(dǎo)我1分鐘時間,把前面過程快速過一下,再講結(jié)果。領(lǐng)導(dǎo)一般不會拒絕,你就快速講一下過程的邏輯。

如果只講結(jié)果,有些領(lǐng)導(dǎo)會直接問,三問兩問,問的結(jié)果就沒那么好了,會問出來問題。

你讓他充分發(fā)揮,想問什么問什么,他天馬行空的想,你按照當初他的要求做的,他今天早就忘了,你讓他站在今天隨意發(fā)問,還不問死你。

而且,他有N多問號,你覺得能對答如流嗎?所以,兇多吉少。

在匯報的結(jié)尾,并不是每次匯報,都希望領(lǐng)導(dǎo)提意見。

我們可能還遇到過這樣的收尾,感謝各位領(lǐng)導(dǎo)的聆聽,以上就是我的匯報,看各位領(lǐng)導(dǎo)有什么意見。

如果是方案評審的最終匯報,你希望領(lǐng)導(dǎo)提意見嗎?注意不是不讓別人說話,而是這種匯報盡量避讓別人提意見,要能控盤,能影響別人。

這種會上,一旦引起大家提意見,與會領(lǐng)導(dǎo)都可能提,誰不提,在這種場合下,就顯示不了自己的重要性。

如果大家提完意見,在這種會上董事長會說,這些問題還是很重要的,看看怎么繼續(xù)解決吧。

老兄,這樣你的項目就延期了。

你如果說這些問題不在項目范圍之內(nèi),這種解釋是很無力的。

所以,最后評審會不要給別人更多的空間,去反駁你。

匯報如何收尾要看場合。

05 不會匯報,你的辛苦真的不值得一提

匯報,本身是數(shù)字化項目工作的一部分,并且非常重要。

它影響數(shù)字化項目工作,能否得到領(lǐng)導(dǎo)認可、能否順利推進、能否繼續(xù)投入資源,它影響對項目經(jīng)理工作能力的評價,影響項目經(jīng)理的前途。

因此,數(shù)字化項目經(jīng)理、流程變革經(jīng)理,一定要重視、學(xué)會工作匯報;否則,得不到領(lǐng)導(dǎo)的認可,你真成了楊白勞,你和團隊的辛苦不值得一提。

作者:產(chǎn)品人曉明;微信公眾號:營銷數(shù)字化實踐;多年CRM、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)驗。做后端產(chǎn)品居多,從0到N做過CRM、用戶訂單、商家平臺、商家結(jié)算......

本文由 @營銷數(shù)字化實踐? 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議。

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