編輯導(dǎo)語：結(jié)合費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)，企業(yè)可以提升財(cái)務(wù)事務(wù)的處理效率，也能推動(dòng)后續(xù)的業(yè)務(wù)決策。那么，一個(gè)合格的費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)該包含哪些模塊，實(shí)現(xiàn)什么功能？本篇文章里，作者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)的設(shè)計(jì)策略做了總結(jié)，一起來看一下。

隨著電子發(fā)票的全面普及和企業(yè)數(shù)字化的加速推進(jìn)，越來越多的企業(yè)財(cái)務(wù)的事務(wù)處理和管理模式走向電子化。一個(gè)優(yōu)秀的費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)全流程管控，提高員工的報(bào)銷和審批效率；同時(shí)，系統(tǒng)還將提供費(fèi)用云圖，動(dòng)態(tài)直觀地為管理層提供決策所需要的信息。

基于上述特點(diǎn)，系統(tǒng)應(yīng)滿足以下基本要求：

1）全程費(fèi)控能力

系統(tǒng)需要提供各種費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的配置功能，且員工在實(shí)際消費(fèi)過程中最好能夠直接進(jìn)行企業(yè)級(jí)的支付操作，個(gè)人無需墊資和報(bào)銷，而這些消費(fèi)數(shù)據(jù)又可以一鍵生成會(huì)計(jì)憑證并自動(dòng)入賬。企業(yè)管理者可以通過事后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度地分析，從而進(jìn)一步完善業(yè)務(wù)。

2）系統(tǒng)對(duì)接能力

能夠與ERP、OA、門戶、HRM、CRM、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)財(cái)一體化。

3）數(shù)據(jù)分析能力

費(fèi)用報(bào)銷中蘊(yùn)含的信息，是企業(yè)經(jīng)營的數(shù)字密碼，幫助企業(yè)洞察機(jī)會(huì)，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。以差旅費(fèi)用分析指標(biāo)體系為例：管理者可以基于差旅路線地圖、熱門路線排行、月度差旅費(fèi)分布、不同類型差旅費(fèi)金額、熱門航司、常住酒店等明細(xì)信息，制定合理的方案。

4）信息安全

由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)至關(guān)重要，系統(tǒng)的安全認(rèn)證、容災(zāi)架構(gòu)、監(jiān)控系統(tǒng)及故障恢復(fù)方案等是需要格外關(guān)注的方面。

下面我將介紹一套完整的費(fèi)控報(bào)銷流程解決方案，歡迎與大家一起參與討論。

一、系統(tǒng)內(nèi)部模塊設(shè)計(jì)

• 事項(xiàng)選擇：指員工對(duì)某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)，例如出差、采購等，這些業(yè)務(wù)一般都需要在執(zhí)行完成后進(jìn)行報(bào)銷。
• 我的發(fā)票（移動(dòng)端）：系統(tǒng)歸集展示手工錄入的發(fā)票和從微信/支付寶卡包導(dǎo)入的發(fā)票。錄入信息根據(jù)票據(jù)類型動(dòng)態(tài)展示，錄入后的發(fā)票以擬物化形式展現(xiàn)。
• 借款還款：費(fèi)用報(bào)銷一般通過提供專用于員工借款和員工還款兩個(gè)業(yè)務(wù)的單據(jù)進(jìn)行借還款管理，可以支持按總額或單筆金額等多維度組合的借款限額管理，遵守“借款前款不清，后款不借”的控制管理原則。
• 費(fèi)用報(bào)銷：費(fèi)用報(bào)銷設(shè)置日常費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷單等。費(fèi)用報(bào)銷單頁面支持代人報(bào)銷、費(fèi)用分?jǐn)?、合?guī)管控、標(biāo)準(zhǔn)管控等；支持關(guān)聯(lián)相關(guān)申請(qǐng)單報(bào)銷。

二、外部系統(tǒng)對(duì)接

報(bào)銷系統(tǒng)需要與企業(yè)內(nèi)部多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行集成，從而打破信息壁壘，行程費(fèi)用報(bào)銷的線上閉環(huán)。

• 統(tǒng)一門戶：統(tǒng)一門戶系統(tǒng)需要調(diào)用報(bào)銷系統(tǒng)的接口用于判斷該用戶是否有權(quán)限登錄該系統(tǒng)。
• OA系統(tǒng)：OA系統(tǒng)與報(bào)銷系統(tǒng)集成后，員工在報(bào)銷時(shí)可以關(guān)聯(lián)申請(qǐng)單。
• HR系統(tǒng)：報(bào)銷系統(tǒng)需要從HR系統(tǒng)獲取公司組織架構(gòu)和員工等信息。
• 第三方平臺(tái)：一般指差旅和采購平臺(tái)?？梢宰越ㄏ到y(tǒng)，或者加入第三方生態(tài)。
• 銀企直聯(lián)系統(tǒng)：銀企直聯(lián)作為實(shí)現(xiàn)資金管理的重要工具，支持銀行賬戶的集中管理，資金不落地支付以及銀企自動(dòng)對(duì)賬。費(fèi)用報(bào)銷會(huì)根據(jù)單據(jù)生成待支付指令，數(shù)據(jù)傳給銀企直聯(lián)系統(tǒng)，后由該系統(tǒng)完成實(shí)際付款動(dòng)作。
• 會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)：會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是企業(yè)應(yīng)用的記賬軟件。報(bào)銷系統(tǒng)可以內(nèi)置會(huì)計(jì)引擎，生成預(yù)會(huì)計(jì)憑證，將數(shù)據(jù)傳給會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成正式的憑證。

三、 系統(tǒng)配置

一個(gè)好的B端系統(tǒng)，全面的系統(tǒng)配置是十分重要的。此過程會(huì)將企業(yè)的主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、報(bào)賬基礎(chǔ)等信息錄入。費(fèi)控報(bào)銷的配置分為如下幾大模塊：公司基礎(chǔ)信息、核算基礎(chǔ)信息、報(bào)賬基礎(chǔ)信息、單據(jù)和管控要求。

1. 公司基礎(chǔ)信息

公司基礎(chǔ)信息的配置是為了建立起核算的組織基礎(chǔ)，包括公司、部門、崗位和人員等組織結(jié)構(gòu)的搭建。此外，還包括一些可以共享的、變化較少的主數(shù)據(jù)的配置，如客商、區(qū)域、公告等。

1）組織基礎(chǔ)

① 部門及崗位信息

系統(tǒng)需要從HR系統(tǒng)中獲取公司的所有部門和人員信息，配置者按照公司的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)形式，在系統(tǒng)中搭建組織架構(gòu)樹。

② 員工信息

員工信息模塊需要盡可能地將員工的所有信息都錄入進(jìn)去，因?yàn)檫@是報(bào)銷的重要信息來源。

③ 用戶權(quán)限

系統(tǒng)需提前預(yù)設(shè)多種用戶角色。配置人員根據(jù)企業(yè)需要將角色分配給不同的員工，或者反向配置。

用戶管理界面

角色管理界面

2）客商管理

系統(tǒng)中的供應(yīng)商即為客戶和供應(yīng)商的統(tǒng)稱。客商管理可以對(duì)公司往來的客戶和供應(yīng)商的基本信息及銀行信息進(jìn)行更新維護(hù)。此后，在單據(jù)填寫時(shí)可以直接在列表中選擇相應(yīng)信息。

3）區(qū)域管理

區(qū)域管理是為了滿足企業(yè)差旅費(fèi)管控的要求。企業(yè)會(huì)根據(jù)城市級(jí)別劃分不同的差旅標(biāo)準(zhǔn)。比如一線城市的補(bǔ)貼與其余城市標(biāo)準(zhǔn)是不同的。

4）公告管理

公告管理是幫助企業(yè)在系統(tǒng)上集中發(fā)布公告和通知所需要的設(shè)置。

2. 費(fèi)用類型

在費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)中，費(fèi)用類型（也稱“業(yè)務(wù)類型”）是報(bào)賬流程的基礎(chǔ)，與預(yù)算的生成、報(bào)賬單據(jù)的模板、報(bào)銷附件清單、審批流以及生成的憑證息息相關(guān)。

• 預(yù)算人員可根據(jù)業(yè)務(wù)類型或部門、項(xiàng)目等多個(gè)維度在預(yù)算控制系統(tǒng)中錄入預(yù)算金額。
• 員工在填寫報(bào)銷單據(jù)時(shí)，選擇報(bào)銷業(yè)務(wù)類型時(shí)，系統(tǒng)會(huì)打開不同的單據(jù)模板。
• 單據(jù)提交后，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型及其他因素生成不同審批流程。
• 報(bào)銷結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)類型生成對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。

因此，為了實(shí)現(xiàn)上述功能，具體要做的配置工作如下：

1）收集企業(yè)的業(yè)務(wù)類型，在平臺(tái)中預(yù)錄入，并將其劃分為業(yè)務(wù)大類和小類，如差旅費(fèi)為業(yè)務(wù)大類，差旅費(fèi)-交通費(fèi)為業(yè)務(wù)小類。

2）選擇每個(gè)業(yè)務(wù)類型對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目、附件清單等。

業(yè)務(wù)類型配置的會(huì)計(jì)科目

業(yè)務(wù)類型配置附件清單

3. 單據(jù)模板（事先申請(qǐng) + 報(bào)銷）

企業(yè)不同類型的報(bào)銷業(yè)務(wù)由不同的報(bào)銷單據(jù)來承載，因此對(duì)于單據(jù)最好應(yīng)當(dāng)實(shí)行自定義的配置。一般有如下兩種方式處理：

1. 如果甲方企業(yè)有成熟的OA系統(tǒng)可以自定義流程與單據(jù)，則可以選擇與該OA系統(tǒng)對(duì)接，審批流程可以在OA系統(tǒng)完成。
2. 自己做一套流程引擎系統(tǒng)和單據(jù)引擎系統(tǒng)，完成兩者的自定義。

具體配置過程如下：

1）建立事前申請(qǐng)單據(jù)與業(yè)務(wù)類型的連接

2）配置憑證類型

4. 費(fèi)用附件

費(fèi)用附件主要分為兩類：一類是企業(yè)要求提交的重要的事物輔助憑證，針對(duì)該憑證，財(cái)務(wù)部門可以通過掃描儀掃描單據(jù)影像，通過電子影像系統(tǒng)進(jìn)行影像的處理，并在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行保管；另一類即為下面展示的，在系統(tǒng)中通過“附件明細(xì)”區(qū)域上傳。

5. 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

在費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)中預(yù)設(shè)費(fèi)用管控標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置管控方式，可以有效提高財(cái)務(wù)人員審核效率。對(duì)于提單內(nèi)容的審核結(jié)果，可以設(shè)置“禁止”，“通過”和“警告”。

本文以差旅標(biāo)準(zhǔn)為例，說明具體設(shè)置方式：

6. 費(fèi)用審批

員工在費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)中提交報(bào)銷單據(jù)后，系統(tǒng)通過審批流引擎將單據(jù)發(fā)送給各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員。審批流的定義可以在OA系統(tǒng)中或自定義的審批流引擎。之后將流程模板分配給對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)類型、單據(jù)類型等。

7. 費(fèi)用的預(yù)算控制

員工費(fèi)用報(bào)銷提單及審批流中，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則進(jìn)行預(yù)算控制。例如，如果系統(tǒng)預(yù)設(shè)通過“部門+預(yù)算科目”進(jìn)行控制，并設(shè)置預(yù)算控制策略為禁止，那么如果員工所在部門概預(yù)算科目匯總金額已經(jīng)超標(biāo)，則提交會(huì)被禁止。下面為相應(yīng)的配置：

注：業(yè)務(wù)類型和單據(jù)類型也要配置與之關(guān)聯(lián)。

四、案例

企業(yè)可以通過移動(dòng)端應(yīng)用實(shí)現(xiàn)員工報(bào)銷的事項(xiàng)申請(qǐng)、發(fā)票采集、提單報(bào)銷、業(yè)務(wù)審批等操作，通過對(duì)接外部的商旅平臺(tái)進(jìn)行行程定義。下面以一個(gè)具體的差旅報(bào)銷為例，為讀者展示移動(dòng)端報(bào)銷的全流程（移動(dòng)端為微信小程序）：

1. 差旅申請(qǐng)

打開移動(dòng)報(bào)銷微信小程序，登錄后在首頁點(diǎn)擊“事項(xiàng)申請(qǐng)”，之后選擇“國內(nèi)差旅費(fèi)”，填寫完信息后提交表單。

2. 領(lǐng)導(dǎo)審批

員工提交差旅申請(qǐng)后，申請(qǐng)單自動(dòng)流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批。

3. 行程預(yù)定

領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，員工回到首頁，點(diǎn)擊“商旅預(yù)定”，進(jìn)行往返機(jī)票及酒店的預(yù)定。在MVP階段，可以簡單的設(shè)置成直接跳轉(zhuǎn)到第三方平臺(tái)，預(yù)訂成功后，訂單信息直接同步到報(bào)銷系統(tǒng)。在之后的設(shè)計(jì)中，可以自定義機(jī)票和酒店預(yù)定頁面，后臺(tái)只需調(diào)用第三方平臺(tái)接口獲取所需數(shù)據(jù)即可。

4. 發(fā)票采集

員工可以通過小程序?qū)⑽⑿趴ò械拇蜍囯娮影l(fā)票上傳至后臺(tái)系統(tǒng)，并通過拍照OCR識(shí)別的方式將行程單等信息錄入系統(tǒng)。后臺(tái)系統(tǒng)集成稅務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)完成發(fā)票數(shù)據(jù)的讀取、驗(yàn)真、查重和抵扣稅。員工可在“我的發(fā)票”中查看發(fā)票的報(bào)銷狀態(tài)。

5. 提單報(bào)銷

系統(tǒng)支持員工根據(jù)不同費(fèi)用類型進(jìn)行場(chǎng)景式報(bào)銷。員工可以在報(bào)銷單頁面選擇關(guān)聯(lián)之前的事項(xiàng)申請(qǐng)。同時(shí)，員工還需要勾選票據(jù)列表中和本次報(bào)銷相關(guān)的發(fā)票信息，從而實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)。員工提交報(bào)銷單時(shí)，相關(guān)的字段校驗(yàn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)校驗(yàn)需在之前的配置系統(tǒng)完成配置。

6. 領(lǐng)導(dǎo)審批

員工提交報(bào)銷單后，自動(dòng)流轉(zhuǎn)到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處（流程自定義需在之前的引擎系統(tǒng)完成）。員工可在“我的單據(jù)”中查看報(bào)銷進(jìn)度。

7. 財(cái)務(wù)審核

領(lǐng)導(dǎo)審批后，單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員在PC端的系統(tǒng)內(nèi)看到報(bào)銷信息并確認(rèn)正確后，審批通過。

五、費(fèi)用云圖

費(fèi)用云圖是分析結(jié)果的展示，其背后包含一套完整的指標(biāo)體系，其設(shè)計(jì)圍繞企業(yè)費(fèi)用管理的核心訴求展開，進(jìn)而動(dòng)態(tài)直觀地為管理層提供決策所需信息，幫助企業(yè)從海量數(shù)據(jù)中獲取到戰(zhàn)爭(zhēng)的價(jià)值，及時(shí)洞察機(jī)會(huì)，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。

費(fèi)用云圖為企業(yè)帶來的收益體現(xiàn)在費(fèi)用支出管控、流程效率提升、合規(guī)遵從強(qiáng)化以及員工滿意度等多個(gè)方面。此處我們一起費(fèi)用支出、合規(guī)遵從和流程效率三個(gè)方面為例，展示費(fèi)用云圖如何從企業(yè)經(jīng)營決策需求出發(fā)，通過數(shù)字化輔助企業(yè)經(jīng)營管理決策。

整體費(fèi)用分析云圖

費(fèi)用報(bào)銷合規(guī)數(shù)字化

監(jiān)控流程能分析云圖

六、總結(jié)

費(fèi)用報(bào)銷是員工和企業(yè)的重要連接，流程的優(yōu)化可以為企業(yè)帶來諸多收益：從企業(yè)管理角度來看，企業(yè)對(duì)報(bào)銷流程和數(shù)據(jù)掌控程度得以加強(qiáng)；從員工角度來看，報(bào)銷所需要填寫的字段減少，爆笑體驗(yàn)大幅提升；從領(lǐng)導(dǎo)角度來看，實(shí)現(xiàn)了一站式審批和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；從財(cái)務(wù)人員角度來看，重復(fù)工作減少，工作滿意度上升。

作者：Dave，捷信（中國）消費(fèi)金融產(chǎn)品經(jīng)理，多年To B產(chǎn)品經(jīng)驗(yàn)，參與公司多個(gè)大型項(xiàng)目的產(chǎn)品設(shè)計(jì)。

本文由 @Dave 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者認(rèn)可，禁止轉(zhuǎn)載！

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