對于職場人而言，有效的時間管理有助于提升我們的時間使用效率，還能幫助我們實現(xiàn)工作與生活的平衡。而現(xiàn)在，我們已經(jīng)可以借助AI的力量，來幫助達(dá)成這個目標(biāo)了。

前言

你好，我是張文靖。

談到時間管理，記得上次它成為熱門話題還是因為那位姓羅的時間管理大師。

一晃眼，四年就這樣過去了。

那么，對于我們普通人來說，時間管理是否也同樣重要呢？

答案是不言而喻的。

作為職場人，工作和生活的節(jié)奏很快，很多時候因為工作繁忙而忽視了家庭和生活。

盡管我們每個人每天擁有的時間都是相同的24小時，但通過巧妙地規(guī)劃這些時間，我們可以在有限的時間里創(chuàng)造無限的價值。

因此，掌握時間管理技巧，不僅能夠提升我們的時間使用效率，還能幫助我們實現(xiàn)工作與生活的和諧共處，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，最終實現(xiàn)我們的人生目標(biāo)。

很多人可能覺得時間管理是很麻煩，自己沒時間、沒精力可能還沒必要。

但有沒有想過，我們可以借助AI的力量來管理時間呢？

AI，作為人類之外最了解人類的存在，經(jīng)過一系列的訓(xùn)練，它甚至可能比你自己還要了解你。

在體驗了眾多的AI工具和大模型過程中，發(fā)現(xiàn)Agent智能體這類AI工具最匹配這種場景。（例如AlphaGo，是圍棋圈最好的智能體）

那智能體是什么？

智能體=LLM+規(guī)劃能力+記憶力+外部工具。

依靠底層的大模型，加上短期和長期的記憶力，最后通過三方方便使用的外部工具進(jìn)行人機(jī)交互。

Agent看了很多種，包括KIMI、字節(jié)的豆包、智譜清言這些智能體，最后發(fā)現(xiàn)落地的比較好的是釘釘。

因為釘釘本身就是辦公軟件，天然有更豐富的場景，然后通過Agent+場景結(jié)合的方式，給我的體驗感是最好的。

結(jié)合智能體的智能與我的時間管理方法，結(jié)果讓我眼前一亮；

它解決了我在時間管理上的許多難題，總能在關(guān)鍵時刻為我安排好時間。

有時候，我甚至覺得它比我自己還要了解我（ORZ…）

今天和你聊聊：如何高效管理時間，以及如何巧妙利用AI打造專屬的時間管理助手。

時間管理真的挺費時間

我們?nèi)绻约喝プ鰰r間管理，真的挺費精力的。

先不說，是否誰都有必要進(jìn)行時間管理，光是去做時間規(guī)劃和分配就要做很久，更別說執(zhí)行和復(fù)盤了。

為什么這么說？那就要展開聊聊如何做時間管理了。

時間管理，真的只是管理時間嗎？

其實并不是，管理時間只是一種手段，時間管理主要是：能力管理、精力管理、最后才是管理時間。

精力管理的核心是時間塊。

比如把時間拆分30分鐘、1小時、2小時的時間塊。

把每天的時間拆分成比較固定的若干個單元進(jìn)行使用。

2小時時間塊做需要長時間專注的事情；

1小時的時間塊需要一定時間專注的，但盡量1小時內(nèi)可以完成的；

30分鐘做一些碎片化工作。

時間塊，可以讓AI助理學(xué)習(xí)，讓他幫我們按照這個邏輯幫我們拆分。

管理時間核心是什么。其實就是聚焦當(dāng)下。

在任何時候，都知道自己當(dāng)前的時間應(yīng)該干什么。

我通常會給自己一個這樣的面板，拆分時間塊，并確定每日的待辦。

這個完全可交給AI助理來做，讓他們幫我們生成。

能力管理的核心就是，找到規(guī)律。

每個人的工作，本質(zhì)上講都是有規(guī)律遵循的；

通過模式識別，找到他的規(guī)律變成標(biāo)準(zhǔn)，然后固化，最后精進(jìn)。

就相當(dāng)于產(chǎn)品經(jīng)理剛學(xué)了一個模型或者方法，在第一次用的時候很慢，需要不斷實踐才能消化。

當(dāng)用了第二次、第三次很熟練了逐漸標(biāo)準(zhǔn)化以后，速度會非?？?。

這是因為，我們找到了規(guī)律，能力也有所提升。

沒有變成標(biāo)準(zhǔn)前怎么辦呢？

那些不能標(biāo)準(zhǔn)完成的工作，要留夠Buffer，留夠緩沖時間。

這樣至少自己的時間安排不會被某個任務(wù)打亂。

那么，問題來了。

怎么找到規(guī)律，怎么分配時間，怎么預(yù)測每個任務(wù)的時間就是個難題了。

另外，時間管理流程很長，以我為例，我迭代了兩年的時間管理SOP如下圖：

盡管我已經(jīng)用這種方式執(zhí)行了2年，但是這個流程中，還是有花費我大量時間去梳理的事情：

1. 根據(jù)每月目標(biāo)，拆解到每周，制定每周的任務(wù)待辦清單（每周120分鐘）
2. 將每周的任務(wù)待辦同步到日程表中，并且確定每個任務(wù)的具體時間。（每周60分鐘）
3. 記錄和總結(jié)每周實際完成情況（30分鐘）
4. 每周復(fù)盤并調(diào)整未來任務(wù)的計劃時間（30分鐘）

這些問題在以前，我都是通過自己的感覺去預(yù)測時間；然后吭哧吭哧自己去規(guī)劃和排期。

時間上來說，一個月下來，就是600分鐘（一次月度計劃拆解120分鐘+四周的計劃和復(fù)盤2x(60+30+30)分鐘）。

今天我才發(fā)現(xiàn)，原來我以前一個月光做時間管理的熵增竟然用了10個小時！！

最近研究Agent以后，通過AI來幫我預(yù)測，又快又準(zhǔn)。

當(dāng)我發(fā)現(xiàn)釘釘AI助理，能直接在釘釘內(nèi)進(jìn)行AI生成內(nèi)容后，我開始嘗試用提示詞為自己構(gòu)建一個“私人定制時間管理助理”。

來生成我下圖這些“花里胡哨”的各種表和總結(jié)復(fù)盤。

開始使用釘釘?shù)腁I助理后，我統(tǒng)計的我的時間管理所用時間，從每月大概花600分鐘，到現(xiàn)在合計不到100分鐘，效率提高了至少6倍，而且效果比我自己整理的好的太多。

沒用過AI的同學(xué)可能會覺得：

AI很難喂知識吧？

提示詞很難做吧？

配置參數(shù)是不是很復(fù)雜？

AI的反饋內(nèi)容是不是不夠好……

從我的體驗來看，效果能打，完全能夠滿足我日常工作和生活的需求。

而且搭建一個釘釘?shù)腁I助理沒那么復(fù)雜，從配置、調(diào)校到最后的使用，前后就用10幾分鐘，3個步驟就搞定～

10分鐘快速搭建AI助理，一勞永逸

第一步：從實際痛點倒推AI的工作目標(biāo)

首先明確AI助理的工作目標(biāo)：就是根據(jù)我的時間管理痛點去提升我的管理效率。

花費時間關(guān)鍵點：

1. 根據(jù)每月目標(biāo)，拆解到每周，制定每周的任務(wù)待辦清單（每周120分鐘）

目標(biāo)1：能夠自動幫我規(guī)劃每周待辦

2. 同步到日程表中，并且確定每個任務(wù)的具體時間。（每周60分鐘）

目標(biāo)2：能夠預(yù)測我每個任務(wù)計劃完成的時間

3. 記錄和總結(jié)每周實際完成情況（30分鐘）

目標(biāo)3：能夠幫我進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)，給我一些客觀的建議。

4. 每周復(fù)盤并預(yù)估未來任務(wù)的計劃時間（30分鐘）

目標(biāo)4：對任務(wù)的預(yù)估沒辦法做到很精準(zhǔn)，沒有外部的輔助優(yōu)化機(jī)制。

甚至希望AI告訴我哪些任務(wù)完成時間太長，需要進(jìn)行針對性去培訓(xùn)學(xué)習(xí)

所以，AI助理的工作任務(wù)與目標(biāo)是：

• 協(xié)助我完成月度任務(wù)的分解，生成每周的任務(wù)計劃；
• 確定我每周的任務(wù)排期，整理出需要同步到每日待辦的文本內(nèi)容；
• 根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，預(yù)測我每個任務(wù)計劃完成的時間；
• 協(xié)助我完成每周復(fù)盤、每月復(fù)盤，為我提供合理的建議；

如果覺得這個步驟麻煩，可以直接用釘釘AI助理市場找【幫你寫角色設(shè)定】AI助理，讓他幫你完成或者進(jìn)一步優(yōu)化你的提示詞，直到滿意為止。

最后整理出了現(xiàn)在我用的這份提示詞：

第二步：配置釘釘AI助理

配置釘釘AI助理時，最關(guān)鍵的步驟就是精心設(shè)定角色提示詞。

在第一步中，我們已經(jīng)準(zhǔn)備好了這些提示詞。

現(xiàn)在，我們只需將這些提示詞復(fù)制并粘貼到角色設(shè)定即可。

配置的同時，可以在界面的右側(cè)實時測試AI助理的反饋結(jié)果。

這種即時反饋機(jī)制，讓你能夠直觀地看到AI助理返回的信息是否符合你的預(yù)期。

根據(jù)AI助理的反饋，即時調(diào)整提示詞，直到它的表現(xiàn)完全符合你的要求。

通過這樣的個性化配置，你的AI助理將能夠更好地理解你的需求。

比如：我將我的月度計劃，發(fā)給AI助理。

讓他通過以下格式生成給我：

AI助理會自動生成接下來一個月中，我每周的計劃。

最讓我驚喜的是：AI還能識別任務(wù)性質(zhì)！！

提醒我某些事件不用分配小時數(shù)！

能識別到這里真是萬萬沒想到的！

并且AI助理根據(jù)我的要求，為我預(yù)測的各個任務(wù)的計劃開始時間和結(jié)束時間～

有的朋友可能會好奇，AI助理的時間預(yù)測到底準(zhǔn)不準(zhǔn)？

準(zhǔn)確性很大程度上取決于我們?nèi)绾稳ニ茉旌陀?xùn)練它。

只要你有心讓AI準(zhǔn)，它就有變得準(zhǔn)。

我們要一個私人的時間管理助手，能私人定制的AI助手，才是你的AI助手。

怎么私人定制呢？

用的就是Agent的長期記憶，上傳知識文件，讓大模型學(xué)習(xí)。

在釘釘里面也有這個功能，在配置AI助理時，可以上傳知識文件，AI會自動學(xué)習(xí)文件中的內(nèi)容，讓他更懂你。

比如說，我將我做了2年的時間管理數(shù)據(jù)喂給他，讓他基于此去預(yù)測我未來的任務(wù)的時間。

2年前的事情我們?nèi)祟愑袝r候記得不清楚，但是AI記得可是明明白白！

通過預(yù)測的結(jié)果來看，還是比較滿意的！

第三步：打造你的AI助理矩陣

試想一下，如果規(guī)劃你的時間安排有一個助理，那么在管理時間上，需不需要更多助理呢？

答案是肯定的。我就給自己添置了一個專門的復(fù)盤助理。

正因為釘釘 AI 助理支持釘釘知識庫、在線文檔、本地文檔，這些長效記憶知識的方式。

所以我把我所有的個人習(xí)慣都“喂”給了這個助理，包括我對每個任務(wù)的定義、我對某些任務(wù)的個人理解、通常情況下的空余時間等等。

除此之外，我還把歷史任務(wù)的完成情況告訴了它，它會學(xué)習(xí)并進(jìn)行分析，然后在未來的任務(wù)規(guī)劃中預(yù)測出更合理的計劃時間。

所以，這么一啪拉過程資料，都投喂給AI助理，你就讓他學(xué)吧。

后面有新的數(shù)據(jù)，繼續(xù)補(bǔ)充給他，讓他成為我的一個不斷進(jìn)化的智能伙伴，幫助我從過去的經(jīng)驗中學(xué)習(xí)，為我做更私人定制的個人復(fù)盤。

最后我們看看，讓復(fù)盤助理指定時間段復(fù)盤時間的效果：

告訴我以后制定某項任務(wù)的時候，怎么合理安排時間：

很多時候，我都沒考慮到的東西，AI都幫我考慮到了……

我還有個習(xí)慣，每周會把一周的待辦同步到日程中。

這里我又加了一個日程助理，同步你的待辦，只需要告訴他你要做什么，一周的日程面板很快能生成出來。

不得不說，釘釘通過他的內(nèi)生生態(tài)，再配合AI，很能打。

總結(jié)

在我這兩年不斷地優(yōu)化自己時間管理的方法，盡管有了一套SOP，但每個月在做時間管理這件事，至少是需要花費600分鐘的。

而AI的出現(xiàn)，做一些簡單的調(diào)校、訓(xùn)練，一個月累計用不到100分鐘，提升了至少6倍的效率。

讓時間管理的門檻變得更低了。

通過釘釘AI助理做了時間管理助理、個人復(fù)盤助手、日程助手，讓他們幫我完成了：

• undefined 月度計劃拆解
• undefined 每周任務(wù)待辦
• undefined 每周復(fù)盤
• undefined 預(yù)測待辦安排的時間

通過這些AI助理，你不再是一個人，而是一個團(tuán)隊。

當(dāng)我了解智能體的時候，我第一時間想到的就是這個時間管理的Agent。

每一個Agent都是基于強(qiáng)大的底層模型構(gòu)建而成，它們能夠理解環(huán)境、進(jìn)行合理的規(guī)劃與預(yù)測。

這些智能體還能夠通過知識庫的方式，擁有類似人類的長期記憶能力。

這種長期記憶與智能體本身的短期記憶相結(jié)合，形成了一種高效且友好的交互方式。

人與信息的交互方式，是隨著時代在一點一點地改變的。

我們回過頭去看歷代信息連接者，從古代的媒婆、薦頭到近現(xiàn)代的報紙、出版社、電話局，再到互聯(lián)網(wǎng)初期的導(dǎo)航網(wǎng)站、搜索網(wǎng)站信息流，再到現(xiàn)在的抖音小紅書這類自媒體生態(tài)。

放眼未來，我們能看到的是，到了AI時代，智能體可能又會像25年前互聯(lián)網(wǎng)掀到來的時候一樣，掀起一波信息革命。

最后，AI的門檻已經(jīng)很低了，像釘釘AI助理這種工具更是如此。

如果說25年前，互聯(lián)網(wǎng)人需要的是網(wǎng)感，那么此刻，更重要的是智能感。

希望大家能使用智能體、試用智能體、制作智能體。

智能體用好了是很好的輔助工具，就像我的這些助理一樣。

通過接觸智能體，逐漸適應(yīng)智能體的交互方式來提高prompt能力。

這就好像當(dāng)年多用互聯(lián)網(wǎng)的人，更快速地想到了自己行業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合。

如果你不想被時代拋棄，現(xiàn)在多用智能體，更容易思考智能體各種落地方式。

如果說AI是一種魔法，未來的人類會分為兩種：魔法師和麻瓜。

Prompt就是咒語，像釘釘AI助手這類智能體就是魔法棒。

如果你想成為魔法師，開始體驗Agent智能體，相信你和我一樣能有更多場景的思考。