工作交接中的“交”與“接”

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編輯導(dǎo)語:在職場中,我們免不了要經(jīng)歷工作交接。在這個(gè)時(shí)候,如果交接過程存在很多問題,導(dǎo)致交接效果很差,只會讓后面的工作變得更加困難。那么,交接這個(gè)過程需要注意些什么規(guī)范呢?作者結(jié)合了自己的經(jīng)驗(yàn),談?wù)剳?yīng)該如何對待交接這件事。

工作交接是無論身處任何行業(yè)、任何崗位都會遇到的事情,交接的原因也很多,因?yàn)槿肼?、離職、崗位變動(dòng)、工作重心調(diào)整、工作階段調(diào)整等等。而在交接中也會存在很多問題導(dǎo)致最終交接效果很差,讓原本順利的事情變得問題百出,讓原本困難的工作變得更加艱難。

所以想根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)來聊聊應(yīng)該怎樣對待和規(guī)范這個(gè)過程。

一、關(guān)于“交”的問題

無論因?yàn)楹畏N原因,其他人要接手這部分工作,我們都要考慮這些問題。

怎么給對方講能更明白,讓他快速理解?

怎樣能確保他的理解沒問題?

怎樣能避免以后他又忘了?

交出去的內(nèi)容,后續(xù)對方又頻繁來問,是哪里出了問題?

二、關(guān)于“接”的問題

同理如果我們是接手人,就要轉(zhuǎn)換身份來考慮上述的問題。

我需要交接人怎樣做,我才能更快速的掌握這些工作?

我需要怎樣做才能發(fā)現(xiàn)哪些關(guān)鍵問題有遺漏?

對方短時(shí)間講了這么多內(nèi)容,過幾個(gè)月我都忘了怎么辦?

如果對方是要離職,那以后如果有問題不明白找誰問呢?

三、交接過程中常見的壞習(xí)慣

1. 沒有可參照的文檔

大家在交接的時(shí)候,直接對著系統(tǒng)講,或者開發(fā)直接對著代碼講,這里是什么意思,當(dāng)時(shí)為什么這么做。一個(gè)講、一個(gè)記,也不知道講的人準(zhǔn)備是否充分,也不知道記的人記得是否準(zhǔn)確。

可能會講很久很久。稍微規(guī)范些的,可能會錄屏、錄音。

講完之后問一句:明白了嗎?

答:我消化消化,哪兒不理解再問你。

2. 文檔內(nèi)容不對

我們也許會有覺察,平時(shí)的文檔和實(shí)際的應(yīng)用之間存在一些(也可能很多)的差異。交接的時(shí)候依托文檔內(nèi)容會讓雙方都很懵,但是又沒有人來痛下決心持續(xù)更新文檔。

尤其是某些功能經(jīng)過多輪演變,你、我、他三方對此功能的認(rèn)知又停留在不同的版本狀態(tài)下,后面再更新迭代就又很麻煩了。

不僅文檔內(nèi)容不對,可能開發(fā)寫的代碼注釋也不準(zhǔn)確,后期根據(jù)注釋理解流程時(shí),又發(fā)現(xiàn)注釋、流程、文檔三方不同。

3. 只有兩方參與交接過程

可能有人會很奇怪,交接不就是兩方的事情嗎,兩方參與有什么問題?

這里面會涉及三個(gè)問題:

  • 接手人接不住,怎么辦?后續(xù)有問題找誰?即便反映到領(lǐng)導(dǎo)層,領(lǐng)導(dǎo)對這些事情也不了解,那問題如何解決?
  • 交出人講不明白,或者講的內(nèi)容有誤,誰來識別其中的錯(cuò)誤?
  • 雙方認(rèn)為交接完了,但是真的完成了嗎?是否需要有第三方角色的參與來驗(yàn)證交接效果,或協(xié)助疑難雜癥的持續(xù)推進(jìn)呢?

因此我認(rèn)為只有兩方參與的交接過程,是不保險(xiǎn)的。除非接手人是后續(xù)此事的直接領(lǐng)導(dǎo)者或是交出人的上級。

4. 不主動(dòng)

我曾經(jīng)遇到過這樣的情況:

交出人提前發(fā)了一個(gè)文檔和幾張截圖(很籠統(tǒng)的內(nèi)容),然后說:你看完有啥問題,問吧。

接手人:你給我這么個(gè)破玩意,啥背景現(xiàn)狀也不講,我**知道要問什么嗎?

即雙方或某方?jīng)]有人主動(dòng)因?yàn)榇耸露鰷?zhǔn)備,做約定,做事前溝通,真正交接時(shí)效率低下。

5. 個(gè)人的態(tài)度問題

上一點(diǎn)也屬于個(gè)人態(tài)度問題,但本條的態(tài)度問題是想著重強(qiáng)調(diào)大家對交接工作的不重視,以及后續(xù)工作中風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)知程度不足。

尤其是此項(xiàng)工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者沒有識別交接工作的重要性,任由雙方自由發(fā)揮。

6. 交接沒有持續(xù)性

就像我在上一篇文章《小問題,折射大風(fēng)險(xiǎn)》最后提及的,A交給B可能還好,但是沒多久B又交給C,C又交給D,這時(shí)候事情就很可怕了。

如果A沒離職,那A還會經(jīng)常接到D、E的咨詢電話。而且這個(gè)電話是D打給C、再打給B、最后打給A,問題才搞清楚。這時(shí)就更加彰顯了交接流程、交接質(zhì)量、交接持續(xù)性的重要。(嗯,沒錯(cuò),我就是那個(gè)沒有做好交接坑了很多人的A)

說了這么多問題,其實(shí)大家也會有很多做好交接工作的想法和成功實(shí)踐,下面我來總結(jié)我的方法論。

四、我設(shè)想的交接流程

1. 有清晰準(zhǔn)確的參照物

首先要準(zhǔn)備豐富的交接文檔,根據(jù)工作類型、工作內(nèi)容不同,文檔組成會有很多不同,在此不一一列舉。

但更重要的是,要有一個(gè)對所交事項(xiàng)的整體描述,這個(gè)描述是需要重新編寫的,包含工作現(xiàn)狀以及現(xiàn)狀的背景、原因,關(guān)鍵事項(xiàng)或關(guān)鍵流程,遺留問題及針對這些問題的規(guī)劃,后續(xù)的可預(yù)知風(fēng)險(xiǎn),后續(xù)工作重點(diǎn)等等。

尤其是涉及到對外的關(guān)聯(lián)方、對接人,一定要介紹相關(guān)人員為人處世的風(fēng)格特點(diǎn),關(guān)聯(lián)方的實(shí)際情況及配合度等等。這些均要作為“交接目錄”進(jìn)行逐一整理。

當(dāng)然,工作過程中所產(chǎn)生的各類物料(文檔、設(shè)計(jì)圖、代碼等等)不標(biāo)準(zhǔn)、不完整、與實(shí)際不匹配等相關(guān)問題,屬于日常工作管理的問題,在此不做展開討論。交接時(shí)若能夠完善則需要盡量修改完善。但這一定是一項(xiàng)很龐大的工程,用功在平時(shí),臨時(shí)抱佛腳的辦法一定不會太好。

2. 分批分階段按優(yōu)先級依次交接

交接物料準(zhǔn)備完整后,在真正執(zhí)行過程中,還要有的放矢,按照合理的順序和優(yōu)先級逐一講解、逐一交接,切勿一個(gè)大壓縮包發(fā)過去拍屁股走人。

就像我們在接觸一個(gè)新的業(yè)務(wù)、新的項(xiàng)目時(shí),一定是要先搞清楚背景、關(guān)聯(lián)關(guān)系、整體流程,有了宏觀概念之后,再深入了解細(xì)節(jié)。交接也是如此,因?yàn)榻邮秩司褪且ㄟ^這種思維模式來快速上手,所以交出人按照這樣的邏輯講,最終的效果也會更好。

3. 有核驗(yàn)流程

如何確認(rèn)交接完成了?一定不是大家說完成就是完成。需求有評審、設(shè)計(jì)有評審、代碼有走查,交接是否需要增加核驗(yàn)流程呢?

我個(gè)人的觀點(diǎn)是,針對重點(diǎn)、中大型工作的交接,一定要有核驗(yàn)流程。其他情況的交接可不做固定要求。

核驗(yàn)形式多種多樣,既要不讓大家覺得形式化,又能簡單直接地達(dá)成目的即可。比如由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行關(guān)鍵問題提問(有點(diǎn)類似代碼走查);比如由接手人進(jìn)行整體講解;再比如有一周的“試行期”等等,結(jié)合自身團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的核驗(yàn)規(guī)則。

4. 有領(lǐng)導(dǎo)或其他輔助崗位參與并協(xié)助

為了防止交接過程中講不明白、講不全面等問題,需要更有經(jīng)驗(yàn)的人(或pmo等角色)參與到此過程中作為協(xié)助者,并且此人可以執(zhí)行后續(xù)的核驗(yàn)任務(wù),同時(shí)針對工作中后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)、待解決問題等關(guān)鍵事項(xiàng),也可以協(xié)助解決。

其實(shí)直屬領(lǐng)導(dǎo)參與關(guān)鍵工作的交接是非常有必要的。

5. 從意識上加強(qiáng),從流程上規(guī)范

工作交接的質(zhì)量能夠反映出一個(gè)團(tuán)隊(duì)的整體執(zhí)行質(zhì)量和管理質(zhì)量,交接不明白的團(tuán)隊(duì),執(zhí)行中一定會存在各種各樣其他類型的管理風(fēng)險(xiǎn)。但是大多數(shù)人,或大多數(shù)團(tuán)隊(duì)對于工作交接并沒有引起足夠的重視,沒有為之付出足夠的精力。

因?yàn)榻唤硬煌暾鸬暮罄m(xù)工作問題,卻會極大增加團(tuán)隊(duì)工作負(fù)荷度,進(jìn)而花費(fèi)更多的代價(jià)來彌補(bǔ),因此今天特意以此為題進(jìn)行整理,希望我們的工作能更好的推進(jìn),更好的流轉(zhuǎn)。

五、寫在最后

規(guī)則的設(shè)立和執(zhí)行是非常困難的,如若因?yàn)槔щy而遲遲不肯改變,那后續(xù)的壓力也會越積越多,問題越攢越滿,直到大家不堪重負(fù)。

因此“重要但不緊急”的任務(wù),應(yīng)該是我們?nèi)粘9ぷ鞯闹刂兄?,提升意識,強(qiáng)化管理,點(diǎn)滴執(zhí)行,長期見效,才是團(tuán)隊(duì)良性成長的模式。

其中提到的很多方法我也在實(shí)踐,也在不斷探索,有對有錯(cuò),有適合與不適合,希望大家也能辯證性的看待這些問題。到最后不都是為了更順利的工作,更健康的成長嘛。

 

作者:不想延期了,公眾號:不想延期了

本文由 @不想延期了 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協(xié)議。

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評論
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  1. 交接的好肯定會提高工作效率啊,而且也很實(shí)用很值得推行

    來自陜西 回復(fù)
  2. 交接是非常重要的,它的影響是很深遠(yuǎn)的,文章分析的好仔細(xì),真的好有用

    來自浙江 回復(fù)
  3. 交接很重要啊,是工作細(xì)致以及為別人著想的表現(xiàn),交接做好,也很有效率

    來自廣東 回復(fù)
  4. 工作交接的效果不好衡量,但會潛移默化的影響今后的進(jìn)展。在對精細(xì)化管理要求越來越高的背景下,做好一次次的工作交接能夠降低很多【沉默成本】,不妨是一個(gè)很切實(shí)的方向。作為”重要但不緊急”的事情,更應(yīng)該引起我們的重視

    來自河北 回復(fù)
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