在日常工作中，會(huì)議是常有的一種溝通交流形式，那么如何設(shè)計(jì)一套行之有效提升整體會(huì)議室預(yù)定效率、日程管理效率？作者對(duì)此進(jìn)行了總結(jié)，一起來(lái)看看吧。

最近服務(wù)了一家偏傳統(tǒng)的行業(yè)，為他們提供會(huì)議系統(tǒng)的咨詢服務(wù)，并設(shè)計(jì)一套行之有效提升整體會(huì)議室預(yù)定效率、日程管理效率。

會(huì)議室與日程使用系統(tǒng)用戶：為公司內(nèi)正式員工、外包員工提供服務(wù)；受到數(shù)據(jù)隱私權(quán)限管控不開放給外部合作團(tuán)隊(duì)。

一、問題現(xiàn)狀

1. 會(huì)議室系統(tǒng)與日程系統(tǒng)強(qiáng)綁定，面對(duì)會(huì)議室變更或日程變更的問題，處理起來(lái)非常不靈活

• 會(huì)議如果是從日程視角被發(fā)起，那么，一旦當(dāng)前的會(huì)議室轉(zhuǎn)讓或取消，則日程也會(huì)被同時(shí)取消。對(duì)于已經(jīng)約了很多人參會(huì)的日程來(lái)說，產(chǎn)生過度打擾。
• 會(huì)議室與日程強(qiáng)綁定同時(shí)也會(huì)造成，使用者提前使用完成之后，會(huì)被告知浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。想要避免這個(gè)問題，只能把剛剛的約會(huì)刪除或者縮短相應(yīng)的時(shí)間。而刪除已過的日程對(duì)于后續(xù)跟進(jìn)歷史會(huì)議造成信息差。

2. 會(huì)議室風(fēng)控、預(yù)約效率不足

• 缺少防搶訂的風(fēng)控：相同UID可以在相同時(shí)間內(nèi)預(yù)定多個(gè)會(huì)議室無(wú)上限，并且在一天預(yù)定會(huì)議室的總時(shí)間沒有上限；
• 無(wú)法支持周期性的會(huì)議間預(yù)定，資源無(wú)法高效利用：會(huì)議室不能跟隨日程同步進(jìn)行，這就造成了每個(gè)會(huì)議安排每個(gè)開周會(huì)的同學(xué)每周都要卡點(diǎn)預(yù)約會(huì)議間，還得注意會(huì)議間的大小，非常浪費(fèi)時(shí)間，而對(duì)于周會(huì)、月會(huì)這類，每周\月都需要安排專門的時(shí)間搶訂。

3. 日程與用戶關(guān)系不靈活

• 日常工作中，需求不斷推進(jìn)的過程中，涉及相關(guān)方會(huì)越來(lái)越多，通過新的會(huì)議，可以迅速對(duì)齊目標(biāo)跟方案，但沒有一鍵建群的通道，造成會(huì)議后的會(huì)議紀(jì)要散亂各處，由于路徑依賴方?jīng)]有在群里被即時(shí)同步信息背景，也會(huì)造成錯(cuò)漏的問題；
• 同樣的，組織在不斷壯大的過程中，會(huì)持續(xù)有新人進(jìn)群，而組內(nèi)周會(huì)、大組月會(huì)仍然需要逐個(gè)確認(rèn)，逐個(gè)拉會(huì)，既浪費(fèi)時(shí)間，又會(huì)由于忘記或不及時(shí)造成新人對(duì)新環(huán)境產(chǎn)生一定的恐慌——不知道何時(shí)在哪參加何會(huì)議；
• 日程被用戶選擇過待定或者拒絕，則無(wú)法對(duì)當(dāng)前日程進(jìn)行更改。

4. 隱私設(shè)置忽略用戶體驗(yàn)，影響工作效率

• 會(huì)議間只有名稱，沒有位置，每次趕赴會(huì)議室都打開會(huì)議室圖片或者圖片所在網(wǎng)頁(yè)才可以找到具體位置；
• 日程嚴(yán)格對(duì)外不可見，涉及到外部合作約會(huì)、外包招聘帶來(lái)一定程度的難以溝通問題；
• 日程在不同場(chǎng)景對(duì)外展示的標(biāo)準(zhǔn)不同，比如在會(huì)議預(yù)定頁(yè)面，可以看到每個(gè)會(huì)議名稱，但是在個(gè)人日程卻又只有約滿的名稱，客觀上對(duì)外展示信息差會(huì)招致隱私問題。

基于上述的幾個(gè)問題，盤點(diǎn)一套好用服務(wù)的目標(biāo)預(yù)期。

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• 搭建獨(dú)立系統(tǒng)：會(huì)議室與日程打散做各自獨(dú)立的系統(tǒng)
• 提高數(shù)據(jù)隱私性：統(tǒng)一日程對(duì)外展示的名稱與形式，把隱私設(shè)置權(quán)限對(duì)用戶開啟；會(huì)議室名稱無(wú)需隱藏，方便快速定位
• 打通IM與日程通路：確保日程-群組相關(guān)用戶可以隨時(shí)同步，支持用戶對(duì)日程的多類編輯方式
• 搭建搶訂風(fēng)控系統(tǒng)：盤點(diǎn)現(xiàn)有會(huì)議室資源跟員工對(duì)會(huì)議室需求量級(jí)，制定預(yù)約時(shí)長(zhǎng)；合理控制周期會(huì)議的持續(xù)時(shí)間

二、日程會(huì)議室系統(tǒng)架構(gòu)圖

三、日程-會(huì)議-用戶時(shí)序圖

上圖主要展示兩個(gè)核心發(fā)起日程的入口：會(huì)議室、日程系統(tǒng)。

1. 會(huì)議室系統(tǒng)

會(huì)議室基礎(chǔ)信息登記公司內(nèi)所有的會(huì)議室明細(xì)，包括會(huì)議室名稱、會(huì)議室roomID、位置、容納人數(shù)、提供設(shè)備。

預(yù)約信息包括會(huì)議室roomid、會(huì)議室已預(yù)約的時(shí)間、空閑時(shí)間、時(shí)間區(qū)間的數(shù)據(jù)登記。

通知系統(tǒng)屬于事實(shí)交互系統(tǒng)，包括會(huì)議室預(yù)約成功的通知（過于打擾可以考慮加入過濾功能）；預(yù)約失敗；會(huì)議室簽到提醒；會(huì)議室被釋放通知。

底層的數(shù)據(jù)判斷表，應(yīng)用于相同預(yù)約時(shí)段的去重設(shè)計(jì)、簽到提醒、釋放判斷、從用戶粒度預(yù)約會(huì)議室總時(shí)長(zhǎng)的判斷。

2. 日程生成規(guī)則

• 日程系統(tǒng)：用以生成、更新、查詢、刪除日程的系統(tǒng)。
• 聯(lián)通IM系統(tǒng)同步日程與會(huì)人員與群組人員保持信息暢通；
• 通過IM系統(tǒng)直接拉取與會(huì)人員日程，用以發(fā)起日程；
• 查詢生成日程中會(huì)議室預(yù)約狀態(tài)，并實(shí)時(shí)展示，支持通過日程預(yù)定會(huì)議室的能力；
• 參會(huì)人員若編輯日程權(quán)限被開啟，則可以對(duì)已生成日程的字段進(jìn)行改寫更新并發(fā)布；
• 日程更新調(diào)用IM對(duì)與會(huì)人員發(fā)送通知。

3. 日程與會(huì)議室

獨(dú)立管理會(huì)議室在不同時(shí)段的使用狀態(tài)，通過會(huì)議室系統(tǒng)可以發(fā)起日程，日程撤銷會(huì)議室系統(tǒng)已經(jīng)預(yù)約的時(shí)間也同步撤銷；但通過會(huì)議室系統(tǒng)創(chuàng)建的日程安排若已經(jīng)發(fā)布生效，會(huì)議室從該日程被剔除，則日程依然保留。

4. 用戶與日程

用戶：指會(huì)議發(fā)起人、會(huì)議編輯更改人

會(huì)議發(fā)起人可以發(fā)起日程、對(duì)日程進(jìn)行編輯、更新日程時(shí)間、會(huì)議室、預(yù)約參會(huì)人、對(duì)日程是否支持參會(huì)人編輯進(jìn)行設(shè)置；

被邀請(qǐng)日程用戶默認(rèn)可以邀請(qǐng)其它與會(huì)人員參會(huì)、增加會(huì)議室；若被賦予編輯權(quán)限，則可以對(duì)日程時(shí)間、主題等進(jìn)行編輯。

5. 隱私保護(hù)

隱私：統(tǒng)一收口日程信息、IM與日程交互、日程與會(huì)議室系統(tǒng)交互的主態(tài)、客態(tài)展示信息。

日程名稱對(duì)外默認(rèn)不展示日程名稱，顯示為【忙碌】，范圍包括：客態(tài)日程信息、客態(tài)會(huì)議室系統(tǒng)?？蛻B(tài)日程信息只展示【忙碌，時(shí)間】；客態(tài)會(huì)議系統(tǒng)展示【用戶名】。

會(huì)議室名稱對(duì)外展示規(guī)則：工區(qū)-樓層-區(qū)域-會(huì)議室名字

會(huì)議室狀態(tài)：【空閑】\【忙碌】

6. IM系統(tǒng)

主要承擔(dān)同步已經(jīng)預(yù)約的日程、會(huì)議室時(shí)間提示。

四、前端改造

五、落地排期