一文詳解審批流如何運作

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相信大家在日常工作中都有遇到過需要審批的時候,審批流是一種流程,用于審核和批準請求或文檔。本文就審批流的五大構(gòu)成要素展開分析,詳解審批流的運作模式,一起來看看吧。

1. 什么是審批流?

審批流是一種流程,用于審核和批準請求或文檔。 它通常包括一系列步驟,每個步驟都需要一個或多個人來審核和決策。 審批流通常用于規(guī)范化和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,以確保請求得到適當?shù)膶彶楹团鷾?。其本質(zhì)是待審信息的流動方式及決策過程。

即申請者【角色】【權(quán)限】(人或系統(tǒng))提供待審信息【內(nèi)容】,交由相關(guān)審批人【角色】【權(quán)限】進行傳遞及處理【流程】【通知】,期間,每個審批者會基于自己的崗位職責(zé)與權(quán)限分工對待審信息進行核對(檢查/確認…)【動作】、判斷(通過/駁回)【動作】及協(xié)商(反饋意見…)【動作】,直至抵達最高決策層進行取舍。

2. 審批流的重要性

1. 提高決策質(zhì)量:審批流可以確保每個決策都經(jīng)過適當?shù)膶徍撕团鷾食绦?,從而減少錯誤和風(fēng)險,并提高決策質(zhì)量。

2. 提高工作效率:審批流可以規(guī)范組織內(nèi)部的工作流程,減少工作重疊和浪費,提高工作效率。

3. 保證合規(guī)性:審批流可以確保組織內(nèi)部的決策和行動符合法律、政策和規(guī)定的要求,避免因違規(guī)行為帶來的法律和聲譽風(fēng)險。

4. 提高透明度:審批流可以讓組織內(nèi)部的審批過程變得透明化,每個人都知道自己的責(zé)任和角色,從而提高組織內(nèi)部的信任和溝通效率。

3. 審批流的構(gòu)成要素

審批流是一種軟件系統(tǒng),用于管理和自動化審批流程。 它由以下幾個要素構(gòu)成:

  • 流程模型:流程模型是流程的邏輯結(jié)構(gòu),用于定義流程的步驟、規(guī)則和決策。
  • 角色和權(quán)限:角色和權(quán)限是流程的執(zhí)行者,用于定義流程中的不同角色,并為每個角色分配不同的權(quán)限。
  • 待審信息:待審信息是流程中需要審批的信息,例如差旅申請、購買請求等。
  • 動作和流轉(zhuǎn):動作和流轉(zhuǎn)是流程中的主要操作,包括核對、判斷、協(xié)商等。
  • 通知和跟蹤:通知和跟蹤是流程中的輔助操作,用于發(fā)送通知和跟蹤流程的進度。

審批流通常使用軟件來自動化流程,并可以在不同的組織中使用。 它可以幫助組織更有效地管理流程,并可以提高流程的效率和生產(chǎn)力。

一、流程模型

流程模型是流程的邏輯結(jié)構(gòu),用于定義流程的步驟、規(guī)則和決策。 流程模型可以使用圖表或圖形語言來表示,幫助用戶理解流程的結(jié)構(gòu)和執(zhí)行方式。

流程模型包括以下幾個關(guān)鍵要素:

流程步驟:表示流程的執(zhí)行過程中的一個步驟或活動。流程步驟通常由流程的輸入、過程和輸出組成,是流程完成具體任務(wù)的單位。

注:流程步驟不一定包含發(fā)起發(fā)起人。發(fā)起人是流程的起點,是流程的發(fā)起者。流程步驟是流程模型中的基本元素,表示流程中的操作和流轉(zhuǎn),而發(fā)起人是流程的起點,是流程的發(fā)起者。因此,流程步驟和發(fā)起人是不同的概念。

流轉(zhuǎn)條件:流轉(zhuǎn)條件是流程中的規(guī)則,用于控制流程的流轉(zhuǎn)。

流轉(zhuǎn)條件是流程模型中的一種元素,用于決定流程在某個節(jié)點處流轉(zhuǎn)到哪條路徑。流轉(zhuǎn)條件一般根據(jù)流程的業(yè)務(wù)邏輯或目標來設(shè)定。

決策點(交給誰審批):決策點是流程中的關(guān)鍵節(jié)點,用于決定流程的下一步操作。

Q:流轉(zhuǎn)條件會獨立于決策點存在嗎?

A:一般來說,流程模型中的流轉(zhuǎn)條件是與決策節(jié)點相關(guān)的。流轉(zhuǎn)條件通常用來決定流程在決策節(jié)點處流轉(zhuǎn)到哪條路徑。因此,流轉(zhuǎn)條件通常不會脫離決策節(jié)點獨立存在。

但是,在某些情況下,流程模型中可能會出現(xiàn)流轉(zhuǎn)條件與決策節(jié)點無關(guān)的情況。例如,在某些流程模型工具中,可能會提供流程變量或條件類型的元素,可以在流程模型中賦值或使用,并不一定與決策節(jié)點相關(guān)。

總的來說,流轉(zhuǎn)條件通常是與決策節(jié)點相關(guān)的,但也有可能會脫離決策節(jié)點獨立存在,具體情況取決于流程模型的目的和使用的流程模型工具。

例如,在一個請假業(yè)務(wù)中,流程步驟是:提交請假申請》審批申請》結(jié)束。 流轉(zhuǎn)條件是:可能根據(jù)提交人是誰來設(shè)定,如果職級是經(jīng)理或請假天數(shù)超過3天交由總經(jīng)理審批(決策點),否則流轉(zhuǎn)到經(jīng)理審批(決策點)的路徑??偟膩碚f,流轉(zhuǎn)條件一般根據(jù)流程的業(yè)務(wù)邏輯或目標來設(shè)定,以便在流程執(zhí)行過程中根據(jù)條件選擇合適的路徑。

1. 協(xié)同辦公平臺-飛書-請假業(yè)務(wù)

表單設(shè)計:字段信息組成

流轉(zhuǎn)條件就是當提交人是誰、假期類型是什么、請假時長在什么天或小時范圍內(nèi)。

注:飛書這里用的是請假控件組,因沒有新增其它表單控件,所以流轉(zhuǎn)條件這里只顯示了系統(tǒng)內(nèi)置的??丶M的優(yōu)點是對于大部分用戶場景已經(jīng)夠用,避免用戶范錯,易上手。缺點是缺乏靈活性。

2. 低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務(wù)

表單設(shè)計:字段信息組成

流轉(zhuǎn)條件:表單設(shè)計內(nèi)的所有字段都可用來作為條件,判斷符,值組成。這里其實就是一個規(guī)則引擎。

什么是規(guī)則引擎?

用于根據(jù)一組規(guī)則來決定如何處理特定的數(shù)據(jù)或業(yè)務(wù)邏輯。規(guī)則引擎通常包含一組規(guī)則和規(guī)則執(zhí)行引擎,能夠自動識別規(guī)則并根據(jù)規(guī)則執(zhí)行相應(yīng)的操作。

二、角色和權(quán)限

角色和權(quán)限是流程管理中的重要概念,用于定義流程中的不同角色,并為每個角色分配不同的權(quán)限。

角色表示流程中的角色,如流程發(fā)起人、審批人、執(zhí)行人等。角色通常是一組共享相同職責(zé)和權(quán)限的用戶的集合。

權(quán)限表示流程中每個角色所具有的權(quán)限,如流程發(fā)起人的權(quán)限是發(fā)起流程、撤銷流程等;審批人的權(quán)限是審批流程、駁回流程等。

角色和權(quán)限是流程的執(zhí)行者,在流程的執(zhí)行過程中起到關(guān)鍵作用。角色和權(quán)限的設(shè)置可以幫助流程更加有序和順暢地執(zhí)行,提高流程的效率。

在設(shè)計中應(yīng)考慮以下因素:

  • 流程的業(yè)務(wù)邏輯:需要充分了解流程的業(yè)務(wù)流程,并確定每個角色所承擔的職責(zé)和權(quán)限。
  • 組織架構(gòu):流程角色和權(quán)限的設(shè)置應(yīng)符合組織的架構(gòu),避免出現(xiàn)矛盾和沖突。
  • 安全性:流程的權(quán)限設(shè)置應(yīng)考慮安全性,避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險。

三、待審信息

待審信息是指流程中需要審批的信息,也稱為待審材料。待審信息通常包括文件、申請表、申請信息等。

待審信息是流程中的重要要素,在流程中起著決策和跟蹤的作用。流程的審批人員通?;诖龑徯畔⑦M行審批決策,并根據(jù)待審信息進行流程的跟蹤和管理。

待審信息在流程中通常由發(fā)起人提交,并由審批人員進行審批和處理。待審信息可以是電子文檔,也可以是紙質(zhì)文檔。

例如:

1. 協(xié)同辦公平臺-飛書-請假業(yè)務(wù)

表單設(shè)計中所涉及假期類型、開始時間、結(jié)束時間、請假時長、請假事由等字段就是要讓發(fā)起人填寫的待審信息。

2. 低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務(wù)

表單設(shè)計中所涉及申請人姓名、請假類型、開始時間、結(jié)束時間、請假時長、請假事由、上傳附件等字段就是要讓發(fā)起人填寫的待審信息。

四、動作和流轉(zhuǎn)

動作和流轉(zhuǎn)是流程管理的重要概念,指流程中的主要操作和流程的流轉(zhuǎn)方式。

動作指的是流程中的一個步驟或者任務(wù)。一個流程可以由多個動作組成,每個動作都有一個特定的目的,并且由某個角色負責(zé)執(zhí)行。

在設(shè)計流程時,需要清晰地定義流程中的每一個動作,包括動作的責(zé)任人、執(zhí)行時間、執(zhí)行條件和流轉(zhuǎn)方式等。同時,還需要對動作的執(zhí)行情況進行跟蹤和管理,以保證流程的有序執(zhí)行。

通過:一般指的是審批人在審批流程中批準了申請或者請求。通過原因可以是可選的,也可以是必填的,這取決于實際業(yè)務(wù)需要。

駁回修改:一般是指審批人在審批流程中拒絕了申請或者請求,并指示發(fā)起人修改后重新提交。駁回修改原因通常是必填的,因為這能夠幫助發(fā)起人知道如何修改才能達到被批準的目的。駁回修改動作可以把流程駁回到發(fā)起人,也可以駁回到上一個審批環(huán)節(jié),或者駁回到指定的之前的某個審批環(huán)節(jié)。

重新提交:一般是指發(fā)起人在收到駁回修改的通知后,修改了申請或者請求并再次提交給審批人進行審批。

撤回:一般由發(fā)起人撤回審批流程。這是因為發(fā)起人是流程的起點,擁有最高的權(quán)限。撤回審批流程的選項通常由系統(tǒng)的配置項決定,因此需要注意撤回是否可用。

流轉(zhuǎn)指的是流程從一個動作流向另一個動作的過程。流轉(zhuǎn)可以是線性的,也可以是分支的。線性流轉(zhuǎn)指流程按照一個固定的順序流轉(zhuǎn),每個動作的執(zhí)行都是前一個動作的后繼。分支流轉(zhuǎn)指流程在執(zhí)行過程中可以根據(jù)不同的條件進行分支,流向不同的動作。

流轉(zhuǎn)方式的選擇會對流程的執(zhí)行效率和復(fù)雜度產(chǎn)生影響。在設(shè)計流程時,需要綜合考慮流程的業(yè)務(wù)特點、組織結(jié)構(gòu)和資源情況,合理選擇流轉(zhuǎn)方式,以保證流程的有效執(zhí)行。常見的流轉(zhuǎn)方式包括:

  1. 線性流轉(zhuǎn):指流程按照一個固定的順序流轉(zhuǎn),每個動作的執(zhí)行都是前一個動作的后繼。
  2. 分支流轉(zhuǎn):指流程在執(zhí)行過程中可以根據(jù)不同的條件進行分支,流向不同的動作。分支流轉(zhuǎn)可以使流程更加靈活,適應(yīng)多種不同的情況。
  3. 循環(huán)流轉(zhuǎn):指流程在執(zhí)行過程中會不斷重復(fù)執(zhí)行某一個動作或一組動作。循環(huán)流轉(zhuǎn)常用于重復(fù)性的任務(wù)或者處理大批量的數(shù)據(jù)。
  4. 并行流轉(zhuǎn):指流程在執(zhí)行過程中可以同時執(zhí)行多個動作。并行流轉(zhuǎn)可以提高流程的執(zhí)行效率,但需要注意避免資源沖突和協(xié)調(diào)問題。

五、通知和跟蹤

通知和跟蹤是流程管理的重要概念,指流程中的輔助操作,用于發(fā)送通知和跟蹤流程的進度。

通知是指流程中發(fā)送的通知信息,用于告知流程參與者流程的進展情況或需要注意的事項。通知可以是電子郵件、短信、系統(tǒng)消息等形式。

跟蹤是指流程中跟蹤流程的進度,用于查看流程的執(zhí)行情況、狀態(tài)等信息。跟蹤通常使用軟件工具進行,可以幫助用戶更好地管理流程。

通知和跟蹤是流程中的重要要素,可以幫助流程更加有效地執(zhí)行,提高流程的效率和生產(chǎn)力。

例如:

1. 協(xié)同辦公平臺-飛書-請假業(yè)務(wù)

(1)通知

不支持自定義通知渠道,相關(guān)信息呈現(xiàn)由系統(tǒng)固定。

(2)跟蹤

2. 低代碼平臺-輕流-請假業(yè)務(wù)

(1)通知

可以直接添加Q-Robot:選擇發(fā)送郵件、發(fā)送短信渠道。

(2)發(fā)送郵件

選擇收/發(fā)件人,填寫郵件主題、郵件正文(支持插入字段,字段信息來源于表單數(shù)據(jù)可直接引用),附件。

(3)發(fā)送短信

選擇收件人,選擇短信模板。(短信模板需通過短信服務(wù)商審核)

(4)跟蹤

六、思考如何接入第三方平臺

在設(shè)計審批流系統(tǒng)時,考慮接入第三方平臺需要考慮以下幾點:

  1. 數(shù)據(jù)交互:需要考慮如何與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互,例如通過 API 接口進行數(shù)據(jù)傳輸。
  2. 數(shù)據(jù)安全:需要考慮如何保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。
  3. 用戶認證:需要考慮如何讓用戶在第三方平臺上進行身份認證,例如通過 OAuth 或者其他身份驗證方式。
  4. 平臺兼容性:需要考慮如何保證系統(tǒng)在不同平臺上的兼容性。
  5. 開發(fā)成本:需要考慮第三方平臺對系統(tǒng)開發(fā)的影響,例如對開發(fā)成本的影響。

1. 數(shù)據(jù)交互

在審批流系統(tǒng)設(shè)計中,數(shù)據(jù)交互是一個重要的部分。對于第三方平臺,需要考慮如何使用 API 或其他方式與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互,這樣才能在審批流程中使用第三方平臺的數(shù)據(jù)。

具體來說,需要考慮以下幾點:

  1. 數(shù)據(jù)格式:確定與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互時使用的數(shù)據(jù)格式,例如 JSON, XML 等
  2. 數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議:確定使用哪種協(xié)議進行數(shù)據(jù)傳輸,例如 HTTP, HTTPS 等
  3. API 文檔:確定第三方平臺提供的 API 文檔,并確保系統(tǒng)能夠與之兼容
  4. 數(shù)據(jù)存儲:考慮如何存儲第三方平臺的數(shù)據(jù),在審批流程中使用。
  5. 數(shù)據(jù)更新:考慮如何在審批流程中更新第三方平臺的數(shù)據(jù)。

2. 數(shù)據(jù)安全

在審批流系統(tǒng)設(shè)計中,數(shù)據(jù)安全是非常重要的。特別是對于與第三方平臺進行數(shù)據(jù)交互的情況,需要更加重視數(shù)據(jù)安全。

具體來說,可以考慮以下幾點來保證數(shù)據(jù)安全:

  1. 數(shù)據(jù)加密:使用加密技術(shù),如 SSL/TLS,對數(shù)據(jù)進行加密,保證在傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全。
  2. 身份認證:使用身份認證技術(shù),如 OAuth, JWT 等,確保只有授權(quán)的用戶可以訪問數(shù)據(jù)。
  3. 數(shù)據(jù)訪問控制:對數(shù)據(jù)進行訪問控制,確保只有授權(quán)的用戶才能訪問數(shù)據(jù)。
  4. 審計日志:記錄每一次數(shù)據(jù)訪問的審計日志,便于檢測和預(yù)防數(shù)據(jù)泄露。
  5. 安全策略:制定并定期更新安全策略,對系統(tǒng)進行安全評估和測試。

3. 用戶認證

在審批流系統(tǒng)設(shè)計中,用戶認證是非常重要的。對于第三方平臺,需要確保用戶在第三方平臺上進行身份認證。

具體來說,可以考慮以下幾點來實現(xiàn)用戶認證:

  1. 使用第三方認證服務(wù),如 OAuth, OpenID Connect 等,允許用戶在第三方平臺上進行身份認證。
  2. 使用單點登錄(SSO)機制,允許用戶在多個應(yīng)用程序之間共享身份認證信息。
  3. 使用自定義認證機制,例如用戶名/密碼等,在第三方平臺上進行身份認證。
  4. 使用多因素身份驗證(MFA),允許用戶使用多種認證方式,例如手機驗證碼,生物識別等。
  5. 使用第三方認證提供商,例如Auth0, Okta 等,來簡化用戶認證流程。

4. 平臺兼容性

在審批流系統(tǒng)設(shè)計中,平臺兼容性是非常重要的。需要確保系統(tǒng)能夠在多種平臺上運行。

具體來說,可以考慮以下幾點來實現(xiàn)平臺兼容性:

  1. 使用跨平臺的編程語言,例如JavaScript, Python 等,可以在多種平臺上運行。
  2. 使用跨平臺框架,如 React Native, Xamarin 等,可以在多種平臺上運行。
  3. 使用跨平臺的數(shù)據(jù)庫,例如 MySQL, MongoDB 等,可以在多種平臺上運行。
  4. 使用跨平臺的協(xié)議,例如 HTTP, HTTPS 等,可以在多種平臺上運行。
  5. 兼容性測試:定期進行兼容性測試,確保系統(tǒng)能夠在多種平臺上運行。

5. 開發(fā)成本

在審批流系統(tǒng)設(shè)計中,開發(fā)成本是需要考慮的因素之一。接入第三方平臺可能會增加系統(tǒng)的開發(fā)成本。

具體來說,可以考慮以下幾點來降低開發(fā)成本:

  1. 選擇合適的第三方平臺:選擇支持豐富功能和開發(fā)文檔的第三方平臺,可以降低開發(fā)成本。
  2. 利用現(xiàn)有組件:盡量利用現(xiàn)有組件,而不是重新開發(fā)。
  3. 模塊化設(shè)計:使用模塊化設(shè)計,可以更好的管理系統(tǒng)的復(fù)雜性。
  4. 協(xié)作開發(fā):使用協(xié)作開發(fā)工具,可以更好的協(xié)調(diào)團隊成員的工作。
  5. 使用自動化工具:使用自動化工具,如持續(xù)集成/持續(xù)交付等,可以降低開發(fā)成本。

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  1. 行文概念解釋不夠精準

    來自廣東 回復(fù)