電子郵箱和辦公即時(shí)通信工具能否幫助人們劃分工作和休閑？它們分別扮演著怎樣的角色？電子郵箱會(huì)不會(huì)被即時(shí)通信工具所取代？本文將在時(shí)間管理、協(xié)作辦公和文本價(jià)值三個(gè)方面來(lái)解析這一問(wèn)題。

近年來(lái)，垂直于辦公領(lǐng)域的通信軟件漸漸成為各大互聯(lián)網(wǎng)公司搶占的市場(chǎng)。從脈脈到釘釘再到企業(yè)微信，職場(chǎng)，似乎成為能夠在社交領(lǐng)域彎道超車(chē)的唯一突破口。

但有趣的是，由于產(chǎn)品中自帶的工作屬性，辦公類(lèi)即時(shí)通信應(yīng)用的真正對(duì)手或許從一開(kāi)始就不是其他即時(shí)通信軟件，而是工作場(chǎng)景中的另一經(jīng)典通訊工具——電子郵箱。

辦公即時(shí)通信應(yīng)用和電子郵件的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系在廣告語(yǔ)中就初現(xiàn)端倪。當(dāng)即時(shí)通信工具打出“讓工作回歸工作，生活回歸生活”的時(shí)候，電子郵箱也不再滿(mǎn)足于收發(fā)郵件，而是涉足移動(dòng)辦公領(lǐng)域，強(qiáng)調(diào)“心無(wú)旁騖，專(zhuān)注辦公”。

不難看出兩大產(chǎn)品都準(zhǔn)確的捕捉到了職場(chǎng)用戶(hù)的“痛中之痛”，那就是如何在碎片化的時(shí)代里保持專(zhuān)注。一邊是對(duì)長(zhǎng)效專(zhuān)注工作的渴望，另一邊又是或主動(dòng)或被動(dòng)的被各種軟件切割的時(shí)間。甚至這已經(jīng)不是中國(guó)特有的問(wèn)題，2017年1月1日，法國(guó)頒布了一項(xiàng)”斷網(wǎng)法”，目的是為了給員工爭(zhēng)取更多被辦公社交軟件所占用的個(gè)人時(shí)間，對(duì)抗”隨時(shí)在線”的職場(chǎng)文化[1]。

那么在這樣的時(shí)代中，電子郵箱和辦公即時(shí)通信工具能否幫助人們劃分工作和休閑？它們分別扮演著怎樣的角色？電子郵箱會(huì)不會(huì)被即時(shí)通信工具所取代？本文將在時(shí)間管理、協(xié)作辦公和文本價(jià)值三個(gè)方面來(lái)解析這一問(wèn)題。

閱讀回執(zhí)：是高效辦公的神器還是碎片時(shí)間的幫兇？

現(xiàn)實(shí)的工作場(chǎng)景中，高效辦公的一個(gè)重要的指標(biāo)就是任務(wù)傳達(dá)效率。特別是在一些創(chuàng)業(yè)公司當(dāng)中，扁平化的管理希望任務(wù)立刻到人。于是針對(duì)這一需求，許多辦公即時(shí)通信軟件設(shè)計(jì)了閱讀狀態(tài)可見(jiàn)的功能（發(fā)件人可以看到信息是否已讀）來(lái)確保消息送達(dá)。雖然該功能可以保證管理者實(shí)時(shí)布置任務(wù)，但是另一方面卻給接收方帶來(lái)了相當(dāng)?shù)膲浩雀小?/p>

加利福尼亞大學(xué)教授格洛里亞·馬克（Gloria Mark）曾在研究中表明，員工每被打斷一次再重新集中注意力回到之前的工作需花費(fèi)約20分鐘[2]。

在實(shí)際的生活中，消滅“未讀”狀態(tài)需要人們不斷地停下手頭的工作，然后又需要一個(gè)又一個(gè)20分鐘來(lái)重新集中注意力，甚至形成“最后來(lái)的事情優(yōu)先”的無(wú)系統(tǒng)狀態(tài)。也正因如此，大家會(huì)有“閱讀回執(zhí)是另一種奴隸制”的調(diào)侃。

在降低干擾上，電子郵件犧牲掉了任務(wù)送達(dá)效率，但是卻給了雙方更多自由的空間。在電子郵箱的場(chǎng)景下收件人與發(fā)件人的連接感較弱，在使用體驗(yàn)中依然保持著一種類(lèi)似紙質(zhì)信件的“編寫(xiě)—發(fā)送—收信—回信”的過(guò)程。因此人們可以根據(jù)自己的習(xí)慣查收郵件，保證了自己的任務(wù)優(yōu)先級(jí)，不需要“隨時(shí)在線”。

任務(wù)傳達(dá)效率

• 電子郵箱 ★★☆☆☆
• 辦公即時(shí)通信軟件 ★★★★★

保持專(zhuān)注度

• 電子郵箱★★★★☆
• 辦公即時(shí)通信軟件 ★☆☆☆☆

協(xié)同辦公：一支隊(duì)伍要像一個(gè)人

隨著社會(huì)分工的不斷細(xì)化，團(tuán)隊(duì)協(xié)作辦公不可避免。管理學(xué)教授斯蒂芬·羅賓斯提出人在團(tuán)體當(dāng)中會(huì)減輕“孤立無(wú)援”的不安全感 [3]。

但是“團(tuán)隊(duì)”不是簡(jiǎn)單的人的疊加，而是為了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而相互協(xié)作的群體。因此許多辦公通訊軟件，比如釘釘和企業(yè)微信，在使用之初就要求用戶(hù)加入團(tuán)隊(duì)才能開(kāi)啟功能。而電子郵箱中的“團(tuán)隊(duì)”的概念，則是通過(guò)郵箱地址來(lái)體現(xiàn)。比如郵箱大師的群郵件功能，通過(guò)為多人生成一個(gè)收件地址來(lái)簡(jiǎn)便群發(fā)操作，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)。

有了好的團(tuán)隊(duì)，卻不一定有好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，羅賓斯曾提出一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)必定要以“目標(biāo)”為導(dǎo)向，互相配合完成。雖然即時(shí)通信軟件具有線上會(huì)議，小組群聊等團(tuán)隊(duì)合作功能。但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，同事間正在聊工作，如果有人說(shuō)一句中午吃什么，很快就會(huì)跑題，變得低效。而其他功能，比如打卡，請(qǐng)假等更像是辦公自動(dòng)化（OA）的范疇，將線下辦公流程搬到線上。

不難看出，無(wú)論是電子郵箱還是辦公即時(shí)通信軟件，背后的設(shè)計(jì)邏輯更多的是輔助工具而不是流程協(xié)調(diào)。如果郵箱和即時(shí)通信軟件能夠根據(jù)不同的合作樣態(tài)功能。比如金字塔形強(qiáng)調(diào)任務(wù)部署，而扁平型的團(tuán)隊(duì)樣態(tài)強(qiáng)調(diào)任務(wù)同步，或許可以不必事事群聊，就能實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的協(xié)同辦公。

團(tuán)隊(duì)屬性

• 郵箱：★★★★☆
• 辦公即時(shí)通信軟件：★★★★☆

協(xié)同辦公能力

• 郵箱：★★★☆☆
• 辦公即時(shí)通信軟件：★★★★☆

文檔存留：是郵件也是“證據(jù)鏈”

知乎上有一篇名為“什么是同事打死都不會(huì)跟你說(shuō)的‘職場(chǎng)套路’[4]”的高分問(wèn)答，在得票數(shù)最高的回答中，作者提到“郵件內(nèi)容就是你們的書(shū)面憑證，一旦出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象可以歸清責(zé)任人?！?/span>

由此可見(jiàn)“存留價(jià)值”也是職場(chǎng)使用文字類(lèi)通訊工具的重要原因。雖然即時(shí)通信工具也可以進(jìn)行話(huà)題討論和文件傳輸，但是關(guān)鍵信息可能會(huì)在繁雜的討論中被淹沒(méi)，難以回看和保存。但是電子郵箱里的文件卻可以長(zhǎng)時(shí)間保存，《合同法》中明確指出，電子郵件屬于書(shū)面憑證的一種，具有法律價(jià)值。因此發(fā)郵件備份帶給人們心理上的安全感。

另外，就像多在即時(shí)通信軟件中用短句一樣，人們?cè)诰帉?xiě)郵件時(shí)也傾向?qū)憰?shū)面語(yǔ)，這樣發(fā)郵件的過(guò)程能幫助人們梳理思路，單封郵件或許會(huì)比即時(shí)通信工具有更多的信息量和更高的文本價(jià)值。

文本存留度

• 郵箱：★★★★★
• 辦公即時(shí)通信軟件：★★★☆☆

單條文本價(jià)值

• 郵箱：★★★★☆
• 辦公即時(shí)通信軟件：★★☆☆☆

根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，到2017年12月，即時(shí)通信應(yīng)用的使用率位居第一（91.1%），但是增長(zhǎng)率（8.1%）卻低于電子郵件的14.5%[5]。

在即時(shí)通信工具越來(lái)越普及的今天，電子郵箱和即時(shí)通信軟件各司其職。電子郵箱的延時(shí)性，存留性和文本正式等特點(diǎn)幫助職場(chǎng)人士保持專(zhuān)注。而即時(shí)通信應(yīng)用由于互動(dòng)性強(qiáng)，功能覆蓋廣等特點(diǎn)，也可以提高效率。希望即時(shí)通信軟件和電子郵箱能夠不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，更好的幫助人們實(shí)現(xiàn)高效辦公。

參考資料：

[1] 凱蒂·貝克.《法國(guó)向“永遠(yuǎn)在線”的職場(chǎng)文化宣戰(zhàn)》.BBC.2017

[2]拉里·羅森.《趁著假期，管管你的注意力！》.哈佛商業(yè)評(píng)論.2015.

[3] 斯蒂芬·P·羅賓斯. 《組織行為學(xué)》.1997,北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社.

[4]Lydia.《什么是同事打死都不會(huì)跟你說(shuō)的“職場(chǎng)套路”》.知乎. 2017.

[5]CNNIC第41次調(diào)查報(bào)告：個(gè)人互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)展?fàn)顩r.新浪科技.2018.

本文由 @張琦昕 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來(lái)自PEXELS，基于CC0協(xié)議