在職場工作中，我們有時需要輸出與工作相關(guān)的匯報PPT，那么，作為產(chǎn)品經(jīng)理的你，知道怎么制作一份合格甚至優(yōu)秀的PPT嗎？這篇文章里，作者總結(jié)了PPT制作的邏輯和技巧，一起來看看吧，或許對同為職場人的你有所幫助。

前言

最近多個項目優(yōu)先級上升，要輸出很多匯報PPT，自己研究了很多專業(yè)PPT的套路，再加上被我大哥調(diào)教了多輪，也算快速輸出一份能過關(guān)的PPT。

我基于這段時間輸出PPT的經(jīng)驗，總結(jié)一些方法分享給各位，希望能幫助到各位~

我們主要說下職場工作型PPT，圍繞3點：

1. 如何畫？
2. 如何畫好？
3. 如何畫好看？

內(nèi)容較多，建議收藏吃灰~

一、如何畫？

既然要看如何畫，那我們先看要畫成什么樣。

我理解的一份合格的PPT至少要滿足下邊的3個原則：

對于職場類PPT，最重要的是讓別人快速知道你想傳達的，「邏輯清晰、層次鮮明」是基本要求。

1）邏輯清晰

整個PPT的架構(gòu)清晰，多個頁面之間要承上啟下，層層遞進；讓聽眾知道你整體想表達什么。

每個PPT頁面中的元素要劃分清晰，準確表達出邏輯關(guān)系。讓聽眾知道你每頁要表達什么。

2）層次鮮明

重要的內(nèi)容突出，次要內(nèi)容弱化。通過「對比」的方式突出層級關(guān)系，讓看PPT的人能夠直接聚焦到重點。

PS：不要放大段文字！

3）樣式美觀

自己做PPT不需要精美，我們又不靠PPT賣錢，但是最基本的審美還是要有的，美觀是一個很大的加分項。

（對于如何梳理邏輯關(guān)系、如何突出層次、如何畫美觀、我們在下邊詳細說~）

上邊說了合格PPT的要求，那我們接著看下怎么畫。

很多時候在畫PPT時直接上手畫，對于內(nèi)容少的PPT倒是沒啥問題。

但是對于內(nèi)容多的PPT，這樣很容易卡殼，后期會有大范圍的修改。

我們先捋一下畫PPT的流程：

畫之前：

1. 確定要求

確定這次要畫的PPT的中心主題，是項目匯報，還是復(fù)盤分享等等…

同時確定：

1. 給誰演示：確定你的聽眾是誰。
2. 何時匯報：看能留出多長時間畫PPT。
3. 演示時長要求：比如限時5min，那PPT頁數(shù)控制在10頁之內(nèi)。
4. 是否還有其它要求，比如說使用統(tǒng)一的模板、統(tǒng)一的配色等等。

2. 確定結(jié)構(gòu)大綱

基于PPT的主題，拉出PPT大綱?？梢詮南逻厧讉€方向出發(fā)：

1. PPT分為幾個章節(jié)？
2. 每個章節(jié)中講什么？
3. 每個章節(jié)中的每頁PPT主要講什么？
4. 每頁PPT的前后順序是什么？
5. 每頁PPT的大綱內(nèi)容是什么？

這樣我們可以確定PPT大約分為多少頁，每頁內(nèi)容大約是什么。

對于PPT大綱，我比較推薦使用「思維導(dǎo)圖」來寫。

思維導(dǎo)圖可以帶來更清晰的演示結(jié)構(gòu)，能快速調(diào)整，在整理思路和組織內(nèi)容時可以進行可視化思考。

另外每個PPT的整體邏輯都是「總-分-總」，也非常適合使用思維導(dǎo)圖來進行梳理。

對于「總-分-總」邏輯，描述出來就是：

• 總體要說什么
• 每個分點要說什么
• 最后來個總結(jié)

這樣說會很虛，但是確實就是這個邏輯，我們在畫PPT的時候要有這個意識，想著「總分總」這個結(jié)構(gòu)。

示例如：

3. 確定內(nèi)容與文稿

根據(jù)大綱結(jié)構(gòu)，逐步寫出每個頁面的主要觀點和內(nèi)容。

每個頁面應(yīng)該包含一個主要觀點或信息，并用簡潔明了的語言進行表達。

對于內(nèi)容文稿，還有個大作用是輔助演講，可以把每頁的文稿內(nèi)容放到PPT的備注里，講的時候可看著講。

如果這個PPT是你領(lǐng)導(dǎo)安排你畫的，這個時候可以先拿思維導(dǎo)圖先和領(lǐng)導(dǎo)碰下，先確定具體大綱與內(nèi)容，減少返工次數(shù)。

4. 畫頁面

當內(nèi)容確定后，接著就是畫頁面了。畫頁面最快的方式就是——套模板。

找個好的模板，直接套用，又快又好~

但是?。?！

找模板費時費力，終于找到個好看的模板，換成自己的內(nèi)容，看哪哪都不行。

因為頁面元素不同，邏輯不同，模塊數(shù)量不同、文字數(shù)量不同等等原因，都會導(dǎo)致模板不適用。

不會有一套模板能夠完完全全滿足你的需求，一定會有頁面需要你自己畫。

那我們接著看怎么畫好~

二、如何畫好？

畫好的PPT目的是為了提高信息傳達效果，那就是要讓內(nèi)容邏輯清晰，層次鮮明。

具體的方式我們接著看：

1. 確定每個頁面的性質(zhì)

就是每個頁面屬于哪種類型：

大約可以分為：封面頁、結(jié)束頁、目錄頁、章節(jié)過渡頁、內(nèi)容頁。

另外根據(jù)展示的內(nèi)容類別，又分為時間軸頁、圖表頁、邏輯圖、架構(gòu)圖等。

按照內(nèi)容的邏輯的分類，又有并列頁、總分頁、對比頁等等。

在PPT中一定要有封面頁、結(jié)束頁、內(nèi)容頁，對于目錄頁、過渡頁內(nèi)容少時可以不加。

對于「封面頁、目錄頁、章節(jié)頁、結(jié)束頁」這4種頁面可以直接找個符合風格的模板套上，不要在這種頁面上浪費時間，整的多好看作用沒那么大。

我們要把重點放到內(nèi)容頁上。

2. 劃分內(nèi)容頁層級（重點）

到具體內(nèi)容頁，從下邊的步驟一步步的來：

1）劃分內(nèi)容模塊

將內(nèi)容進行分類劃分為不同模塊。將文字劃分出的「問題」與「解決方案」。

2）結(jié)構(gòu)化模塊內(nèi)容層級

可以理解為將每個模塊中的內(nèi)容按照:「一級標題、二級標題、內(nèi)容文字、輔助文字」進行劃分，并提煉每個標題的關(guān)鍵字。

經(jīng)過每一步的劃分，我們就把內(nèi)容層級給結(jié)構(gòu)化出來了。

實際上，在開始寫PPT大綱和內(nèi)容文稿時，我們就可以進行層級劃分。

3）確定頁面內(nèi)容的邏輯關(guān)系

我們將內(nèi)容結(jié)構(gòu)化后，下一步就是確定內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。

我參考PPT中SmartArt 以及自己的整理，確定了 8 種邏輯：

我們一個個看下：

① 并列

屬于相同層次并列排布，沒有前后關(guān)系，上下關(guān)系。

「并列」是PPT中最常見的關(guān)系。

一般通過排版的方式進行表達，直接并列排：

② 遞進

有前后順序遞進，上下順序遞進；

對于「時間軸」其實也可以理解為「遞進」，對于「金字塔」關(guān)系我也認為是遞進。

對于「遞進」關(guān)系的表達，加「箭頭」就夠了。

③ 總分

有個總論點，然后分為多個小點。

每頁PPT都能理解為是總分，因為每頁PPT一定要有一個主題，而內(nèi)容都是根據(jù)主題進行說明的。

在「總分」里 的 每個分點 之間的關(guān)系是「并列」關(guān)系。

「總分」邏輯的表達常用版式來進行表達。

④ 對比

比如說展示「自家產(chǎn)品」與「競品」的優(yōu)劣勢，這就是對比。

「對比」邏輯的表達常規(guī)用「VS」文字說明，當然也能用形狀、顏色、大小等方式進行對比。

當對比項目太多時，可以使用「表格」的形式進行展示。

⑤ 循環(huán)

閉環(huán)流程展示，把「遞進」關(guān)系的首尾相接就成了「循環(huán)邏輯」，所以「循環(huán)」的表達也是加「箭頭」。

⑥ 包含

分為半包含，全包含。「包含」關(guān)系可以用「韋恩圖」來表示，主要是用形狀的重疊來表達相關(guān)性。

比如下圖，我們想表達既在線上又在線下的都消費過的用戶。

也就是「線上」與「線下」交集的用戶，我們就可以用兩個形狀進行重疊，使用「韋恩圖」來表達交集部分。

⑦ 金字塔

主要是突出「自下而上」的邏輯，也算「遞進」邏輯的一種。

常見的表達就是一層一層的金字塔。

⑧ 延伸/引用

這個是我自己總結(jié)出來的，當我們在說某一點時，發(fā)現(xiàn)有其它內(nèi)容單獨對這一點進行補充說明。

我們看個例子：

比如想展示「高價值用戶」的體量，對「高價值用戶」單獨說明。

我們可以加個「對話氣泡」形狀，氣泡里展示內(nèi)容，氣泡箭頭來表達延伸內(nèi)容的指向。

以上是我總結(jié)的邏輯關(guān)系，只要：

「正確判斷邏輯關(guān)系 + 正確表達出邏輯關(guān)系」PPT的質(zhì)量會上升一個層次。

但是頁面內(nèi)容的邏輯關(guān)系并不是固定的，按照不同的理解會有不同 的關(guān)系。

接著上邊例子繼續(xù)看：

我們內(nèi)容分區(qū)為2個大模塊，是「問題」與「解決方案」。

這2個模塊的關(guān)系可以是「并列關(guān)系」，同時說明「問題」與「解決方案」

也可以是「遞進關(guān)系」，先有「問題」 再有 「解決方案」。

我們就先按照「并列關(guān)系」進行示例。

模塊的關(guān)系是「并列」，接下來我們繼續(xù)確定每個模塊中具體內(nèi)容的邏輯，直到把頁面中的全部內(nèi)容都梳理清楚。

在「問題」模塊：

標題：「問題」，分了3點，屬于「總分」關(guān)系，3個小點之間是并列關(guān)系。

在「解決方案」 模塊：

標題:「解決方案」，分了2點，屬于「總分」關(guān)系，2個小點之間是并列關(guān)系。

這樣，我們就把這個頁面的內(nèi)容給梳理明白了。

4）確認版式布局，并表達出邏輯關(guān)系

根據(jù)劃分出的內(nèi)容模塊，我們需要選擇分布方式進行排版。

常見的版式布局可以分為左右布局，上下布局、環(huán)形布局、水平卡片分布、垂直卡片布局等等。

這些布局即可以是整個頁面的版式，也可以是 每個模塊內(nèi)容 里的版式。

無論選擇哪種版式，目的一是為了讓邏輯表達清晰，讓內(nèi)容層級明顯，二是為了讓頁面分布均勻、分布平衡。

具體采用哪種布局方式，可以從以下方向進行判斷：

1. 頁面內(nèi)容的邏輯關(guān)系
2. 劃分出模塊的數(shù)量，如常見的三段式、四段式
3. 模塊內(nèi)容的類型，如是圖表、圖片等
4. 內(nèi)容的多少與所占區(qū)域的大小，如4個模塊，每個模塊中的文字都很多，采用左右水平分布不好閱讀，我們就可以采用「上2下2」的上下布局。

我們繼續(xù)看上邊的示例：問題與解決方案。

「問題」與「解決方案」是并列關(guān)系，且只有2個模塊，我們就采用最常見的左右布局。

在「問題」模塊有3點內(nèi)容，「解決方案」模塊中分了2點。

每個分點我們采用常見的上下布局。

這樣我們可以得到一張簡單的PPT：

在2個模塊里都是「總分」關(guān)系，每個模塊里我們可以換個方式：

當然，我們也可以嘗試模塊上下布局，但是并沒有左右布局效果好。

5）突出重點、突出層級

每頁PPT中，我們需要讓別人第一眼就能看到最重要的信息。

尤其是匯報類的PPT，直接把重點突出。

突出重點的方式是使用「對比」，具體方式有：

• 大小粗細對比：字體的大小、形狀的大小等等，也就是重點內(nèi)容「大」。
• 字號大小對比：重點內(nèi)容使用大字號，低層級使用小字號。
• 字體粗細對比：重點內(nèi)容使用加粗。
• 顏色對比：重點內(nèi)容使用主色調(diào)突出，低層級使用灰色。
• 色塊對比：重點內(nèi)容底部加「底部色塊」。
• 位置對比：先左后右，先上后下，重要內(nèi)容優(yōu)先展示。
• 形狀對比：不同的內(nèi)容使用不同的形狀，如圓形、矩形、多邊形等。

多種對比方式通常一起使用。

還是看這個例子，比如我們想突出「解決方案」，弱化「問題」；

我們可以調(diào)整下顏色：

正常情況下，完成以上步驟，我們就可以輸出一份完全合格的PPT了：

當然，對于PPT我們還可以進行優(yōu)化，讓PPT更好看些~

三、如何畫好看？

職場PPT不用多好看，有些設(shè)計感就好，只要「邏輯清晰 + 層次鮮明」PPT就是合格的。

但是為了卷一下，咱們畫好看些~

首先要滿足基本的版式設(shè)計原則：

對比、重復(fù)、對齊、親密度。

在這不過多介紹，不了解的同學可以自己搜搜看。

接下來是主要的2點：

1）配色

我們不需要在配色上花費時間，注意幾點：

別使用太多不同的顏色，主色1種，輔助色1或2種，加上「黑+白+灰」中性色。

主色就選擇公司品牌色。沒有的話可以推薦下邊幾種：

別用過于刺眼的顏色，確保文字和圖形在背景上有足夠的對比度，以確保內(nèi)容的可讀性。

最重要的要保證整個PPT色調(diào)的統(tǒng)一性。

我經(jīng)常使用「單色調(diào)+中性色」

單色調(diào)是指同一種顏色使用不同透明度來設(shè)計，然后加上「黑+白+灰」中性色。

2）字體

保證使用1-3種字體，相同層級的內(nèi)容使用相同字體。

為了保證可讀性，可以使用非襯線體，像微軟雅黑、黑體、阿里普惠體等等。

對于字體，我們不用花太多時間，只要選擇一種字體用就夠了，結(jié)合加粗、顏色、字號等來創(chuàng)造層次感。

另外，就是版權(quán)問題，如果就是個人匯報用，版權(quán)問題可以不考慮，不是對外、商用問題都不大。

具體美化方式有下邊幾種：

① 加修飾

比如只用圓形效果一般，可以加個圓環(huán)，調(diào)整下透明度，可以加線條，線條調(diào)整下顏色，調(diào)整成虛線。

同樣，我們也可以加圖片、加圖標進行裝飾。

② 用不常見的圖形

用矩形感覺有點常規(guī)，那就用平行四邊形。

③ 加漸變

漸變是我比較喜歡的。

可以使用同一個顏色，不同透明度之間的漸變；也可以是同色系顏色直接的漸變。

不同顏色之間的漸變，比較考驗水平，不建議自己搞。

④ 透明度

我一般是10%、20%、30%……依次+10%設(shè)置，效果看著不錯就OK了。

⑤ 加陰影

陰影可以提高層次感，但是很難把握，不建議用。

⑥ 背景紋理圖

當感覺頁面有點空，就加個紋理圖，質(zhì)感會好一點。

⑦ 加icon

加icon不僅是為了好看，也能區(qū)分出層級。在 iconfont 搜符合意思的用就行了。

⑧ 加底座

提高立體感，底座是萬能的。

⑨ 加個立體效果

PPT美化是沒有終點的，好看的方式還有很多，沒有辦法一一說明，職場PPT只要簡單明了，簡約大氣，層級明顯即可。

好看不是目的，好看是為了讓層級更明顯，讓邏輯更清晰。

到最后了，PPT中最復(fù)雜的頁面——邏輯圖。

套路還是我們上邊提到的，我們還是看例子：知識圖譜生成的整體流程。

文稿內(nèi)容是找GPT要的：

1）確定頁面性質(zhì)

我想用這個頁面表達出「知識圖譜生成的整理流程」，屬于內(nèi)容頁。在內(nèi)容類型上它屬于流程圖、也屬于邏輯圖。

2）劃分內(nèi)容層級

① 劃分內(nèi)容模塊

按照GPT給的文稿，分成6點，也就是6個模塊。

② 結(jié)構(gòu)化模塊內(nèi)容層級

劃分標題、內(nèi)容文字：

GPT給出的文字內(nèi)容就已經(jīng)劃分好標題與內(nèi)容，我們就直接按照GPT的為主。

我們再提煉關(guān)鍵字：

③ 確定頁面內(nèi)容邏輯

總共有6個模塊，模塊之間是遞進關(guān)系，從 「數(shù)據(jù)收集」最終到「知識圖譜應(yīng)用」，層層遞進。

到這，我們直接用「時間軸」模版套就行了。

④ 突出重點，突出層級

突出每個模塊的標題，調(diào)整字體大小與顏色，形成對比。

我們想表達重點說明「知識圖譜應(yīng)用」，通過調(diào)整底部色塊來形成對比。

到這，一個頁面就完成了，用于匯報已經(jīng)夠用了。

當然，還可以繼續(xù)調(diào)整下。

如果你想更完美的表達，更細化的體現(xiàn)整體邏輯，那我們再細化些：

1. 第6個模塊是最終的應(yīng)用，也就是基于前5步，生成的第6個模塊。
2. 前4個模塊是一個知識圖譜生成的基本閉環(huán)，完成了從「數(shù)據(jù)收集」到「存儲知識圖譜」。
3. 第5個模塊的「推理和補全」中提到了「基于已有的知識圖譜，推斷出新的關(guān)系和實體」。

也就是說「老的知識圖譜」是通過「推理和補全」繼續(xù)生成「新的知識圖譜」。

最終我們可以重新劃分成3個模塊：

1. 生成知識圖譜的流程模塊
2. 知識圖譜推理和補全模塊
3. 知識圖譜的應(yīng)用模塊

而這3個模塊之間的關(guān)系，應(yīng)該是如下圖：

補上內(nèi)容大概是：

接著我們分別看著每個模塊里的邏輯關(guān)系，在這個時候，我們可以同步把邏輯給畫出來。

生成知識圖譜的流程模塊：

分為：從「數(shù)據(jù)收集 → 數(shù)據(jù)預(yù)處理 → 實體識別和關(guān)系抽取 → 知識表示 」4個子模塊 。

這4個子模塊的邏輯關(guān)系我覺得是「閉環(huán)循環(huán)」邏輯流程，是持續(xù)進行的。

那我們就用閉環(huán)簡單表示出來。

由于之前的內(nèi)容文字太多，占的面積太大，那我們就繼續(xù)將文字內(nèi)容提煉，2句合并成1句，只保留主要字眼。

知識圖譜推理和補全模塊：

“「老的知識圖譜」是通過「推理和補全」繼續(xù)生成「新的知識圖譜」。”

這個前后遞進關(guān)系。遞進關(guān)系那就加個箭頭表達。

由于「推理和補充」中涉及到「知識圖譜」這個東西，我們就新增「知識圖譜」的形狀。結(jié)合箭頭把邏輯表達出來。

知識圖譜的應(yīng)用模塊：

展示出來知識圖譜有哪些應(yīng)用方向，這個簡單，就是個「總分」「并列」關(guān)系，直接畫出來。

我們把模塊關(guān)系、模塊里的內(nèi)容關(guān)系弄清楚了。

接下來，我們繼續(xù)看看怎么排版。

根據(jù)每個模塊的面積大小，我想了幾個版式布局，整理出了大約布局，然后補充每個模塊內(nèi)容：

排版1：

具體內(nèi)容排上，可以得到下圖：

我們接著突出「知識圖譜應(yīng)用」，加個底部加個色塊，然后再優(yōu)化下樣式，得到下圖：

另外其它排版，大家可以自己看下：

排版2：

排版3：

四、快速畫好

我們在贅述下，看看有哪些提高PPT效率的方法~

1. 套PPT模版

雖然PPT的邏輯很多，但是一些常見的頁面都被玩爛了，如果能套用，就直接套用PPT。

別陷入找模板的陷阱里~

2. 快捷鍵

常用的：

• 快速復(fù)制：選擇組件，按住ctrl鍵拖動
• Ctrl + Z：撤銷上一步操作
• Ctrl + Y：重做上一步操作
• Ctrl + B：將選定文本加粗
• Ctrl +]：增大字體大小
• Ctrl +[：減小字體大小
• Ctrl + L：左對齊文本
• Ctrl + E：居中對齊文本
• Ctrl + R：右對齊文本
• Ctrl + G：將選定的圖形或?qū)ο筮M行分組

3. 提前設(shè)置主題色

在給頁面內(nèi)容添加顏色時，一定一定一定從「主題顏色」里選擇。

主題顏色板里是有「主題色+相同色系」的顏色，好處是可以保證色調(diào)的一致性。

最厲害的是，可以批量調(diào)整顏色。

如果你使用的顏色來自「主題顏色」，當主題色修改時，整個PPT的顏色都是統(tǒng)一修改，也就是「一鍵改色」。

4. 利用好母版

可以在母版里設(shè)置好布局與字體等樣式，母版改，則使用母版的頁面都會同步調(diào)整。

5. 設(shè)置默認樣式

選擇組件后，右鍵選擇「設(shè)置默認樣式性狀」，下次添加形狀后，就會按照默認樣式展示。

6. PPT不建議加任何動畫

加動畫很費時費力，也沒啥作用，匯報的時候，大家巴不得抓緊看完ppt，沒人喜歡看那炫酷的動畫。

五、總結(jié)

回顧上邊的PPT套路，很符合「用戶體驗5要素」的：

戰(zhàn)略層 → 范圍層 → 結(jié)構(gòu)層 → 框架層 → 表現(xiàn)層

所以啊，畫個PPT也能體現(xiàn)出產(chǎn)品思維。

PPT是匯報最常用的手段，所以能把PPT寫明白、講明白是個很厲害的本事。

畢竟，「匯報能力」在職場里屬于頂級能力。

我們這篇文章也只是說了怎么畫好PPT，對于PPT的內(nèi)容如果寫、要寫什么？也是個很費心的事。

但是我們可以借助GPT，讓它指導(dǎo)我們要寫什么，給我們些思路。

當然現(xiàn)在也有很多直接生成PPT的AI工具，大家也可以試用，效果大家自己判斷就好了。