項目外包時，最大的問題便是溝通，因為溝通渠道有限，看問題角度不同，所處立場不同，導(dǎo)致溝通總是容易出差錯，所以一定要建立有效的溝通機(jī)制。

為節(jié)約成本，很多企業(yè)會選擇將項目外包出去。的確，相比于企業(yè)構(gòu)建一個自己的IT服務(wù)部門所投入的人力和物力而言，將IT開發(fā)與維護(hù)包給專業(yè)的IT服務(wù)供應(yīng)商所投入的費(fèi)用要低得多。項目外包雖然省時省力但最不省心，尤其是作為甲方的產(chǎn)品經(jīng)理，稍不注意，就會后患無窮。

跟了一年的外包項目，踩過無數(shù)坑后，總結(jié)出一套工作方法分享給大家：

1.需求調(diào)研該如何做？

前期做需求調(diào)研時，作為產(chǎn)品經(jīng)理，需求要盡量全面考慮，尤其是ToB產(chǎn)品，面向的是來自各方的用戶，需求也是各異，甚至?xí)嬖诿堋?/p>

產(chǎn)品經(jīng)理往往沒有時間跟著業(yè)務(wù)同事們一起接觸每一個客戶，所以得到的需求更多的是由業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)述，這就存在一個很大的問題—需求不全面。

每個業(yè)務(wù)人員只接觸過自己負(fù)責(zé)對接的用戶，不了解其他，如果只是聽每個人的敘述，會發(fā)現(xiàn)不同的用戶需求之間會有很大的矛盾。這時候產(chǎn)品經(jīng)理就需要充當(dāng)一個組織者的角色，最好進(jìn)行會議討論，盡量把所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員聚到一起開需求討論會，每個人都提出自己的業(yè)務(wù)需求，有矛盾點大家一起討論解決，找出最優(yōu)解。

另外，會議中一定要有所記錄，會后發(fā)會議紀(jì)要給所有人，郵件確認(rèn)。

當(dāng)然確認(rèn)的方式不一定是郵件，但一定要每個人都確認(rèn)，保證之后能有依可查，不然林林總總的需求堆積，很容易遺忘和遺漏。在外包項目中，產(chǎn)品需求是要落實到合同中的，一旦不謹(jǐn)慎遺漏了需求，之后再和外包開發(fā)協(xié)調(diào)變更就很難了。

如果沒辦法總是開需求討論會，也一定要保證每一個需求都有所記錄，我個人的建議是設(shè)計一個需求申請表給業(yè)務(wù)人員，也叫作需求工單。這個申請表一是幫助業(yè)務(wù)人員了解需求調(diào)研的范圍，清楚自己該了解哪些方面，二是讓業(yè)務(wù)人員定位需求所屬分類，方便產(chǎn)品經(jīng)理自己做需求分析。

在與用戶接觸時，還會發(fā)現(xiàn)每接觸一個用戶都會產(chǎn)生新的需求，這會導(dǎo)致需求源源不斷地增加，這就要求產(chǎn)品經(jīng)理對業(yè)務(wù)需求有把控，對需求做好管理。首先要明確需求是提不完的，不可能做到一次就能開發(fā)出最完美的產(chǎn)品，所以絕對不能允許不斷增加與變更需求，拖延工期。

尤其是外包項目，產(chǎn)品需求是要落實到合同上的，產(chǎn)品的需求一定要有個明確的需求封板時間，這個時間點也要和業(yè)務(wù)人員明確，超過這個時間點，就不接受大的需求變更了，可以放到迭代的版本。

2. 產(chǎn)品需求該怎么提？

很多甲方認(rèn)為給外包項目的開發(fā)提需求要盡量寬泛，給將來需求變更留有余地。但其實，給外包開發(fā)提需求更要足夠明確，這樣一是開發(fā)能夠準(zhǔn)確預(yù)估開發(fā)工期，而是避免開發(fā)的成果與需求有很大偏差。因為時間與場地的限制，我們的外包開發(fā)沒能在公司駐場做開發(fā)，這就導(dǎo)致開發(fā)與產(chǎn)品經(jīng)理沒辦法做到及時溝通，開發(fā)遇到問題就靠自己的理解來做，與原本的需求出現(xiàn)很多偏差，等產(chǎn)品做出來再要求開發(fā)修改時，因為工期的原因，雙方就會開始扯皮，這在項目外包中非常常見。

所以，甲方產(chǎn)品經(jīng)理提的需求還是要盡量明確。然而實際上產(chǎn)品提需求沒有固定的格式，我指的明確是讓你的開發(fā)能夠理解，最好是能提前和項目負(fù)責(zé)人溝通好，需要提供給他們哪些文檔（比如原型設(shè)計、字段表、導(dǎo)出文件模板等），以及這些文檔有沒有格式要求，如果在開發(fā)過程中需要對需求做調(diào)整時，應(yīng)調(diào)整哪些文檔等等。

其實，讓開發(fā)盡可能的了解業(yè)務(wù)場景是比較重要的。尤其是外包開發(fā)因為不是本公司的員工，對公司的整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)流程都不了解，這樣開發(fā)很難了解你所提的產(chǎn)品需求。所以最好能給外包開發(fā)講一下公司的整體規(guī)劃。把外包開發(fā)暫時當(dāng)做是本公司的員工，這樣努力的方向才一致。也可以給外包開發(fā)看幾個競品的參考，幫助理解產(chǎn)品設(shè)計。

3. 開發(fā)過程中如何建立有效的溝通機(jī)制？

項目外包時，最大的問題便是溝通，因為溝通渠道有限，看問題角度不同，所處立場不同，導(dǎo)致溝通總是容易出差錯，所以一定要建立有效的溝通機(jī)制。我總結(jié)為以下幾點：

（1）雙方提前商定好溝通方式

雙方可以提前商定好溝通方式。比如有需求不明確的問題時通過微信或QQ溝通，有重大需要決策的問題時最好在有領(lǐng)導(dǎo)的群里溝通，線上溝通不清楚時可以電話溝通，但溝通后最好還是能在微信或QQ中將討論結(jié)果簡短的記錄下來。

雙方傳遞一些類似需求文檔、協(xié)議等正式文件時，一定要通過郵件。

（2）有問題及時溝通

有問題要提前告知，多與乙方開發(fā)溝通。要求乙方每周提供開發(fā)進(jìn)度表，以方便跟蹤進(jìn)度。

（3）開發(fā)過程中也要做好驗收工作

在乙方開發(fā)的過程中，最好也建立幾個里程碑，比如開發(fā)到50%、80%時能有個小規(guī)模的工作驗收?？梢匀ヒ曳焦疽笠曳阶鲩_發(fā)成果的演示，甲方有需要調(diào)整的問題及時提出，越早做調(diào)整，越不會耽誤工期。每一次的驗收都要做好會議紀(jì)要，把會議中明確的需要調(diào)整的問題，以及會議中待明確的問題都記錄下來，并要有雙方的確認(rèn)郵件。

4. 項目驗收該怎么做？

產(chǎn)品經(jīng)理做初步的項目驗收時當(dāng)然不需要做反復(fù)驗證bug這種專職測試的工作，而是要保證流程能夠走通，但是也是要制定盡量詳細(xì)的驗收測試計劃。

首先要和領(lǐng)導(dǎo)盡量多爭取驗收時間，盡量細(xì)的測試。我爭取的驗收測試時間是一周，為了能在短時間內(nèi)盡量全面地測試，我制定了個測試計劃，計劃具體到每天要測試的功能有哪些，為了配合功能測試需要準(zhǔn)備哪些測試數(shù)據(jù)等等，這樣才能避免遺漏掉功能，也能準(zhǔn)確追蹤自己的測試進(jìn)度。且驗收工作的難點在于很難量化，很難說什么情況下就算驗收通過，所以要為每一個功能制定驗收標(biāo)準(zhǔn)，盡量去量化你的驗收工作。

產(chǎn)品驗收就是要保證整體流程跑通、各模塊的功能完整。由于采選系統(tǒng)的流程較復(fù)雜、功能較多，在測試的過程中，我邊測邊及時將bug提到bug系統(tǒng)中，催促廠商開發(fā)修復(fù)，雙方在這個過程中無法避免有意見沖突，會經(jīng)過反復(fù)的溝通確定，bug修復(fù)后還要進(jìn)行驗證。

對于產(chǎn)品經(jīng)理而言，項目外包的難度比公司內(nèi)部開發(fā)更高，所以需求要足夠明確與準(zhǔn)確，并建立有效的溝通機(jī)制。

最重要的是，千萬別天真的以為自己就是甲方爸爸了，你還是你，那個產(chǎn)品狗。

作者：大金子， 系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理，3年互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品設(shè)計經(jīng)驗

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