一套線上的禮品庫存管理系統(tǒng)該怎么適配企業(yè)需求進行搭建？這篇文章里，作者分享了相應的案例，梳理了從需求到上線的流程。想了解系統(tǒng)設計的同學，不妨來看一下。

某企業(yè)因為內部有一定數量的禮品（如采購禮品用于贈禮、員工福利等），設置了禮品倉庫。由于禮品種類多、數量大，日常進出庫頻繁、盤點數據登記繁瑣，倉庫負責人提出建設一套線上的禮品庫存管理系統(tǒng)來配合并優(yōu)化倉庫管理工作，需要包含入庫、出庫、調撥、盤點等倉儲管理常用功能。

一、需求調研

接到需求后，先和開發(fā)一起與倉庫負責人簡單了解下上系統(tǒng)的目的、大致想要實現的功能。比如：為什么想上系統(tǒng)？目前線下使用有哪些不方便的地方；哪些功能需要放線下，哪些暫時放線下？

根據這些梳理出主要的需求點，并與需求方詳細確認（引導需求方痛點）。

1. 現狀和存在的問題

1. ???【最重要的訴求】目前使用“紙質單據+excel表”管理，一次出入庫需要同時更新3張表格，比較繁瑣，且會出錯；希望上系統(tǒng)后能提升效率、節(jié)省時間。
2. 分公司倉庫無法直接管理，只能定期收集匯總、核對表格
3. 禮品申領時需領導確認，紙質單據簽字、微信截圖都有，不好查找
4. 節(jié)日集中領用或內購時，可能會出現貨品庫存不足等情況
5. 部分禮品（如食品、茶葉）有保質期，存在過期可能

2. 需求

1. 入庫、出庫、調撥、盤點數據，自動關聯總庫存表
2. 分公司庫存表入系統(tǒng)，實時可查
3. 禮品領用流程審批轉線上（試行，不適合可以改回紙質申請表）
4. 集中領用或內購時，設置單獨的領用上限
5. 有保質期的禮品要有提醒，比如6個月內到期的禮品提醒

同時，倉庫負責人強調進出庫和盤點需要線上線下結合，避免臨時物料取用流程進度不及時產生誤差。

二、概要設計

根據需求方最重要的訴求（少更新表格、減少出錯），確定了“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計原則。

1. 相關用戶

因為需求方希望系統(tǒng)簡單、方便，相關用戶角色要盡量少。

做到这三点挑战，产品经理只会不断升值

好的产品经理是很稀缺的，懂用户、懂商业、懂数据的产品经理走出互联网，依然是抢手货。相反，如果只做简单传话、低效执行、浅层思考的产品经理，恐怕走不过未来3-5年的洪流。

查看详情 >

1）員工。不參與庫存管理，僅涉及禮品申領/內購、采購申請等。

• 禮品內購時，可直接從內購虛擬倉中選擇禮品（行政提前將一定數量的禮品調撥入內購虛擬倉）；
• 除內購外，不能看到庫存，只能表述需求后由行政人員選擇。

2）行政。庫存管理人，包括：

• 倉庫管理，設置倉庫和倉庫管理員
• 產品管理，管理產品信息

3）倉庫管理員。入庫、出庫的執(zhí)行者和確認者；一般由總部、分公司的行政人員兼任。

• 接受員工的申請，發(fā)起入庫、出庫操作
• 日常庫存管理，如盤點、調撥

需求會議中，開發(fā)者曾提出不設置倉庫管理員，由行政人員直接負責；但考慮到需求方提出的分公司倉庫在異地、各分公司僅能查看自己倉庫，因此保留了倉庫管理員的設定。

2. 業(yè)務流程圖

將主要業(yè)務入庫、出庫、調撥、盤點梳理流程如下：

3. ER模型圖

考慮到需求方后期統(tǒng)計、盤點的需求，我們在ER模型設計中將庫存的出庫/入庫/調撥/盤點記錄抽象為實體，繪制ER模型圖如下：

三、細節(jié)設計

在進行細節(jié)設計時，我們發(fā)現在原設計存在2個問題：

1. 行政分別錄入倉庫、產品信息后，仍需逐條錄入庫存數量，錄入量存在冗余。
2. 調撥單中，如果將一個產品調入庫存為0的倉庫，系統(tǒng)實現起來比較復雜。

為了契合“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計前提，在和開發(fā)人員討論后，我們修改了庫存數量管理的方案：

• 錄入倉庫信息，錄入產品信息（先后順序不限）
• 系統(tǒng)根據倉庫、產品信息，自動生成庫存信息，新庫存數量設為0
• 使用《入庫單》更新庫存

這樣，1個倉庫僅需1個《入庫單》即完成庫存數量錄入，錄入量少且更符合線下習慣；調撥單的實現也更簡單。

四、項目上線

經歷內測、需求方試用后，項目上線。

為了方便用戶使用，我們在系統(tǒng)中設置了業(yè)務操作圖，點擊圖標即可打開對應的表單。

五、結語

在本系統(tǒng)的設計和實施過程中，和需求方溝通時，我們能明顯感覺到他們減少錄入、盡量簡單、數據準確的強烈訴求，這也是他們期望系統(tǒng)能做到的。因此我們在設計時，經常反復討論，能不能不錄？能不能自動？本系統(tǒng)中對庫存數量管理的方案改動，就得益于這樣的討論。

在B端系統(tǒng)中，方案上一次看似簡單的錄入，日常工作中都可能積累成巨大的工作量；因此方案中的每一次錄入、每一個字段都值得反復考量：能不能不錄？

作為一個企業(yè)內部使用的系統(tǒng)，禮品庫存管理系統(tǒng)“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計原則同樣適用于大多數B端系統(tǒng)。