隨著市場競爭的加劇，越來越多的企業(yè)為了提高內(nèi)部管控的效率，開始自建或引入內(nèi)部管理系統(tǒng)來提升公司的效率。在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，有一個比較重要的模塊就是首頁工作臺，今天我們就來聊一聊為什么需要首頁工作臺，以及怎樣設計首頁工作臺。

01 為什么需要首頁工作臺

其實要探究這個問題，我們需要深入到企業(yè)的需求當中去思考。即企業(yè)有了內(nèi)部管理系統(tǒng)后，在沒有首頁工作臺的情況下，遇到了什么問題？

首先分析經(jīng)常使用內(nèi)部系統(tǒng)的人員，一般是普通員工和基層管理人員。那么我們就從管理需求和工作需求兩個方面來探討：

1. 管理需求

無法準確掌握當前任務的進展和異常狀況：

基層管理人員的主要工作目的：配合公司規(guī)劃，在需要的時間內(nèi)，高質(zhì)量完成當前階段的任務。這就要求基層管理人員擁有合理分配任務、及時策略調(diào)整等能力。這些能力的來源除了管理人員日常的工作中進行的訓練和培養(yǎng)以外，就非常需要對工作數(shù)據(jù)有全面掌控和對任務進展有直觀了解。

1. 對工作數(shù)據(jù)的掌控能夠讓管理人員對于自己分配任務的合理性進行佐證，從而提升管理人員的合理分配能力。
2. 對任務進展的直觀了解能夠讓管理人員提升對任務本身的掌控能力，從而在任務出現(xiàn)風險的時候及時調(diào)整。

以上兩種能力保證了任務能夠準時高質(zhì)量交付，從而為管理人員避免管理不善的問題。

2. 工作需求

需要快速高效地在完成自己的任務。

這個角度比較簡單，對于普通員工而言，每天都會有分配到的具體任務，就需要高效按時完成。在這里，減少浪費時間就很重要。首先需要避免因為任務分布太分散而導致的任務搜尋時間和遺漏風險。當然，因為企業(yè)當中通常是多人分工協(xié)作，所以信息同步也非常重要，否則也會出現(xiàn)因為信息差而產(chǎn)生時間浪費。

02 怎么設計首頁工作臺

結(jié)合了以上分析，現(xiàn)在我們就來思考一下設計首頁工作臺的核心方案。既然有兩方面的需求，那么設計之時同樣需要針對兩方面的痛點進行設計。下面我們分別闡述兩方面的核心需求和設計。

1. 管理需求：量化核心數(shù)據(jù)，團隊任務狀況展示

1）量化核心數(shù)據(jù)

核心數(shù)據(jù)模塊，達成的需求是讓管理人員能夠站在宏觀的角度上知曉自己負責板塊的情況，便于管理人員在做具體事項的時候都能遵循宏觀主線。

這個模塊更多地需要跟當前工作崗位相匹配，展示他們關注的核心數(shù)據(jù)，需要包含正常數(shù)據(jù)和異常數(shù)據(jù)。下面以客服、銷售、項目經(jīng)理這三個崗位的核心數(shù)據(jù)舉例：

2）團隊任務進展

這個模塊的側(cè)重點更多是微觀層面，即用于管理人員對當前的團隊任務進展進行監(jiān)控，作為調(diào)整的參考依據(jù)。

模塊偏向當天或最近安排的任務情況。這個模塊的設計中，可以將每個崗位的工作都量化成任務，這樣就無需根據(jù)崗位再來進行劃分。

該模塊需要包含的內(nèi)容有：管理人員負責的整個團隊及團隊每個人分配的任務總數(shù)，當前完成任務數(shù)，當前任務完成率等。以下圖為例：

2. 工作需求：明確展示剩余任務，歸集任務入口，信息同步

1）歸集任務入口、明確展示剩余任務

這兩個需求通常用一個待辦任務模塊來實現(xiàn)，這個模塊所起到的作用就是集中展示執(zhí)行人員所需要完成的任務，從而避免其在系統(tǒng)的多個功能模塊中找尋任務而浪費時間和遺漏任務產(chǎn)生風險。

該模塊的設計根據(jù)工作性質(zhì)的不同可分為兩種：

• 通過系統(tǒng)分配的任務：這類任務的目標和達成標準比較明確，執(zhí)行人員僅需要將待辦任務全都完成即可。這種情況下，無需給執(zhí)行人員創(chuàng)建待辦任務的入口，但是需要配合設計系統(tǒng)中相應的分配功能。
• 自行創(chuàng)建待辦任務：這類設計通常用于執(zhí)行人員的工作較為多樣，且并非所有都屬于系統(tǒng)可分配的范疇。這種情況下，就需要給出執(zhí)行人員自行創(chuàng)建待辦任務的入口。同時需要注意的是，此處需要留出任務目標和時間安排的設計，便于將任務量化。

2）信息同步

這個模塊主要是為了讓執(zhí)行人員能夠快速了解到與之相關的信息而設置的，目的主要是避免因為信息差而產(chǎn)生的無效工作或低效工作。通常包含公司重要信息同步和自己負責的任務信息同步。

• 公司信息同步：這個功能主要是為了滿足員工需要快速了解公司重要信息的需求，公司重要信息往往會涉及到各工作崗位的員工任務優(yōu)先級，需要時刻掌握以便更好完成任務；
• 自己參與的任務信息同步：這個功能更多是滿足在多人協(xié)同工作的場景下，隨時了解其他人員對于自己參與的任務提交的進展和變更，以便于及時確認自己的任務進展是否符合整體任務進展，同時也便于及時發(fā)現(xiàn)其他員工的工作對自己的任務可能產(chǎn)生的影響。

03 總結(jié)

從上述內(nèi)容我們可以看出，做一個首頁工作臺，首先要從使用人員入手，分析管理人員和工作人員這兩個不同的角色的痛點。

對于管理人員，痛點是對任務進展和異常無法實時監(jiān)控。所以我們要從宏觀和微觀兩個角度去設計核心功能。宏觀需要分崗位進行核心數(shù)據(jù)量化，以便于隨時觀測進展、發(fā)現(xiàn)異常。微觀需要展示當前任務的進展狀況和團隊成員的任務情況，讓管理人員對于團隊進展能了然于心。

對于工作人員，痛點是避免低效工作。所以需要設立待辦為之明確任務，輔助以信息同步，兩者相結(jié)合達成個人效率最大化。

總之一句話概括：宏觀微觀都要抓，明確任務有同步。

怎么設計首頁工作臺，你學會了嗎？

本文由 @蜂蜜烏龍茶 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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