相信大家都接觸過流程，流程能夠讓我們所做的事情井然有序，提高我們的效率。流程在一定程度上也可以被視為一種產(chǎn)品，為什么這么說？

前段時間，讀到《資治通鑒》第七十九卷中，杜預(yù)對官員升遷獎懲制度的深刻見解，對我啟發(fā)很大。

原文說，“古者黜陟，擬議于心，不泥于法；末世不能紀遠而專求密微，疑心而信耳目，疑耳目而信簡書。簡書愈繁，官方愈偽?！?/p>

什么意思呢？

古代，人們進行官員升遷、獎懲，更多根據(jù)對那個人的綜合評價做決策。但在杜預(yù)描述的“末世”，也就是，更為現(xiàn)代或者衰敗的時代，人們開始依賴規(guī)章制度、文檔，以至于忽視對人本身的綜合評價。

它給我的啟示是，考察一個人檔案重要，還是人重要？

你肯定說「人」，畢竟檔案再好，也不能指望檔案幫你干活，但問題是，現(xiàn)實中檔案更重要，為什么？

人是虛的，檔案是實的。當目標群體數(shù)量龐大，我們面對的信息和變量也隨之增加，很難在有限的時間和資源內(nèi)對每一個人進行全面而深入的了解和評估。

比如：

你是個leader，每天要開會，寫PPT，做決策，這種忙碌和多任務(wù)環(huán)境下，你不可能對每個任務(wù)進行細致入微的管理。

這時，便會依賴各種管理和時間規(guī)劃軟件，如日程表、任務(wù)管理、提醒應(yīng)用，來高效地安排形成，這些工具，像杜預(yù)描述的「檔案」，提供快速，可以全面了解需要做什么的方式。其他場景一樣，面試者先看簡歷，相親先了解基礎(chǔ)情況；所以，流程是一個產(chǎn)品，很多情況下，流程大于產(chǎn)品。

01

什么是流程（course）？舉個例子：

下午工作總會犯困，于是，決定買一杯咖啡提神。下單后，工作人員開始行動。

他們先準備好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料，然后研磨咖啡豆，接著用熱水沖泡咖啡，最后加入你喜歡的調(diào)味品。

一切準備就緒，咖啡被遞到你手中，工作人員微笑著說：“請您盡情享用?！?整個過程就是一套完整流程。

簡而言之，流程是由兩個或更多個步驟組成，旨在完成一個整體的業(yè)務(wù)行為。每一個步驟都是這個“流程產(chǎn)品”中不可或缺的一環(huán)，確保你最終能享受到一杯令人滿意的咖啡。

所以，流程很重要。

一方面，代表效率提升、可預(yù)測性，協(xié)作簡化。

有了好流程，我可以避免做無用功，直接干重要的事，節(jié)省時間；它像是一張路地圖，讓我提前知道接下來會發(fā)生什么，這樣，就不會手忙腳亂或者措手不及。

再者，當大家都按照同一個流程來工作，就沒有混亂和誤解。

我以前帶20個人小團隊，開始流程不完善，大家都朝著各自方向跑，看著挺忙，效率很低。有時一項任務(wù)要跨過好幾個人才能完成，出現(xiàn)很多瓶頸和誤解，甚至導(dǎo)致項目延期。

后來，我不再針對每個人分類任務(wù)，建立一套項目規(guī)劃流程，明確標準和責(zé)任人后，效率有了質(zhì)的飛躍，還減少因信息不對稱帶來的煩惱。

另一方面，代表適應(yīng)性和靈活性、便于監(jiān)控和改進。

以前跟客戶合作寫稿子，我先用單獨文檔寫好，然后發(fā)給媒介方。他們修改完后再回傳給我，我再修正，最后再送給甲方。

關(guān)鍵時，媒介方基于自己角度修正的內(nèi)容，也不一定符合客戶預(yù)期，反而還不如最初第一版。

整個過程，繞來繞去，效率極低，大家也不清楚怎么與我更有效地對接，后來，我對這個流程進行徹底的優(yōu)化。字節(jié)客戶，我就用飛書；阿里的客戶則用釘釘；騰訊客戶我直接用騰訊文檔；這樣，所有相關(guān)方都能在同一個文檔里實時看到編輯和修訂，一切都清晰明了，工作效率也大大提高了。

02

因此，流程的內(nèi)核是什么？我認為是「規(guī)范程序思維」。

就像《資治通鑒》中提到的觀點一樣，如果我們要用一套固定的規(guī)則來選拔人才，那么，檔案是其中不可或缺的一部分。

對于管理機構(gòu)和主管人員來說，檔案是最簡單、最快速了解一個人的方法；至于檔案，是否能準確反映一個人的真正能力和個性，可能并不是最重要的。

畢竟，一旦將任何事情規(guī)范化，它就可能偏離最初的目標。

例如：

我們通過考試來評估學(xué)習(xí)成績，通過KPI來評估工作績效。一旦設(shè)定這些指標，它們可能會偏離實際想要達到的目標。

此外，規(guī)范化還會產(chǎn)生另一個后果，一旦任何工作被程序化，程序的重要性就會超越一切，無論它出現(xiàn)的原因是什么，它的存在本身的重要性都會比最初的目的更高。

簡而言之，程序是一種限制工作的方式。但是，一旦采取這種方式，我們就必須確保它的合理性和規(guī)范性，這才是最重要的。

比如：

很多公司，最初設(shè)立財務(wù)報銷初衷是，讓公司承擔員工在公務(wù)上的費用支出。但實際操作中，大家都明白有些費用無法按照正常報銷程序來處理。

有時，財務(wù)部門會采取一些解決方法，為各個部門設(shè)立一個小備用金池，或者允許員工自己先墊付費用，然后再通過收集各種購物憑證，來抵扣支出。

財務(wù)部門當然知道你確實是花了錢，但因為他們需要對公司財務(wù)程序負全責(zé)，所以，無論你采取什么措施，總之，只要有發(fā)票來證明都好說話，如果沒有發(fā)票，就很麻煩。

這樣發(fā)展下去，導(dǎo)致結(jié)果顯然意見，大家圍繞流程跑，更看重流程，而非工作本身。那么，這種按部就班、走程序的思維方式，難道真沒有好處嗎？

不是的。

比如，你在工作中有個想法，給領(lǐng)導(dǎo)匯報，突然跑過去會占用他的時間，于是，他會說，你怎么想的，把細節(jié)寫出來。

這并未因為他想看你寫的文字稿，而是，一旦把東西落地成文件，他可以按照文件要求，知道找哪些人協(xié)助你，這也意味著，你的想法走入公司程序，而不是被忽略了。

反之，你突然跑過去找他，他即便覺得挺好，關(guān)鍵也無法調(diào)動別人去幫你；即便能幫你，與你對接別人，你又要和另一個人講一遍，是不是很麻煩？

因此，一旦你接受按流程辦事、規(guī)范程序思維，你就可以更好的在工作和生活中運用它。

就像：

有一份重要的快遞丟了，不要馬上給快遞打電話，畢竟大部分人都知道，打給他們通常會得到不友好的態(tài)度，甚至避重就輕。

你應(yīng)該直接聯(lián)系郵政管理局，他們是負責(zé)監(jiān)管快遞業(yè)的部門。一旦你通過這個途徑提出投訴，快遞公司將卷入一系列復(fù)雜的程序，這也就意味著，你的問題更有可能被認真解決，會得到賠償。

需要注意的是，如果問題只是小問題，可以商議解決，就沒必要采取如此大的舉措。

不過，我身邊有一個比較狠的例子。前一段時間，我朋友家的寬帶壞掉了，打官方電話報修3次，官方都沒派人，他直接給工信部網(wǎng)站發(fā)了個電子郵件，把原委都說了清楚。

結(jié)果，沒過兩天，有人主動聯(lián)系他，不僅維修師傅去了，負責(zé)那個區(qū)域的小領(lǐng)導(dǎo)也去了，吐槽說，“哎呀，你的一個電話，搞得上級要求我們必須處理，還要按照流程給他們反饋，修不好也要給理由”。

所以，面對生活，流程就是關(guān)鍵。

假設(shè)你有解決不了的事，大概率是沒有走入這件事的系統(tǒng)中，找到那個系統(tǒng)，想辦法與系統(tǒng)監(jiān)管部門取得聯(lián)系，你就能得到答案。

同理，一項工作也是這樣。一旦進入系統(tǒng)，就會被固有模式推動，這是一個必然的結(jié)果，我見過很多高管經(jīng)常說，“出了問題我很煩惱，就拍不到個人身上，怎么辦“？在我看來，是流程的問題。一旦梳理清楚流程，問題和漏洞就會自然浮現(xiàn)出來。

03

不過，從個人角度，我發(fā)現(xiàn)許多人將流程設(shè)計得過于繁瑣，反而使工作更加繁重。

拿寫作來說：

一些人使用各種筆記軟件，比如Obsidian、Notion、Flomo等，這些軟件具備各種高級功能。

他們往往會沉迷于軟件各種設(shè)置，試圖讓每個段落、間距看起來更加完美。甚至，還會深入研究各種插件和拓展功能。

然而，過于關(guān)注這些細節(jié)，往往會讓他們陷入無休止的微調(diào)和研究中，分散了注意力，導(dǎo)致創(chuàng)作進程被延遲；有時甚至?xí)萑肱c軟件斗爭中，而忘記了，真正應(yīng)該專注于的內(nèi)容創(chuàng)作本身。

可是，流程太粗糙也絕非好事。許多人在電腦中儲存大量文件，包括工作文檔、照片、音樂和視頻。

如果沒有建立明確的文件分類系統(tǒng)、規(guī)范的命名方式，那么，當再次查找這些文件時，就不得不花費大量時間，來瀏覽整個文件夾。

這實際上是一個整理問題，也是一個流程問題。

流程設(shè)計之所以非常具有挑戰(zhàn)性的一個主要原因是「人是動態(tài)的」，通常情況下，我們傾向于根據(jù)需求、偏好來推進流程。然而，更明智的方式應(yīng)該，以事情本身為基準，量化事情的標準，以事驅(qū)動流程的設(shè)計，才是更加有效和可持續(xù)的方法。這是我最大感悟。

04

那么，我如何設(shè)置自己的工作理念、以及流程的呢？

首先，安排日程，除非提前很久計劃的大型事件，我通常不會提前預(yù)定突發(fā)性的小型行程。

例如：

如果有人突然問我：“智遠，明天下午有時間嗎？想喝杯咖啡談?wù)勀硞€事情?！?/p>

我會告訴他，現(xiàn)在沒有安排，如果需要見面，我們可以隨時見面，這個不預(yù)約小日程的想法來源一本書，叫《完美的混亂》（A Perfect Mess）。

這樣做的原因在于，為了一件很小、立馬可以行動的事情而占據(jù)一下午時間、是真劃不來。我今年一直在用這個方法，并發(fā)現(xiàn)非常喜歡，這讓我有更多時間專注做重要的事。

你也不用完全照做，關(guān)鍵要分辨清楚，哪些事情更重要，雖然有些事、聽起來有趣，但并不值得犧牲更多時間。

其次，為更好地管理自己的日常事務(wù)，我只保留三個清單：一個是馬上要做的，一個是要關(guān)注的，一個是稍后做的。

• To Do List：一個需要馬上執(zhí)行的任務(wù)列表。這里的任務(wù)必須完成，而且按照時間先后排序。
• Watch List：一個用于跟蹤的列表。這些事情可能不需要立刻做，但我需要時刻關(guān)注它們的進展或情況。
• Later List：一個稍后再做的事項列表。也就是，一些我可能想做但不是現(xiàn)在，或者我有空再說的事。

如果沒有特別安排在三個清單之中的任務(wù)，我通常會忽略它們。但是，一旦有了任務(wù)，如何進行排序？或者說，怎么知道明天應(yīng)該做什么？哪個優(yōu)先？

我有個習(xí)慣，每天睡前都會查看待辦事項清單（To-Do List），從中挑選出明天最重要的3-5項，并將它們記錄在備忘錄中。

第二天，我會全身心投入到這些任務(wù)中，如果能夠完成，次日，我會覺得非常有價值。當然，我也會在備忘錄上寫下一些，原本沒有列入待辦事項清單的事情。

這意味著，計劃不一定能趕上生活的變化，有些事情今天沒有計劃，但它出現(xiàn)，且最終完成了。

比如：

突然見到一個朋友、獲得一些額外的啟發(fā)。這種方式讓我覺得每一天都充實而多彩。

有時候，我一整天都很忙碌，回家后感覺非常疲憊，但又不太確定自己究竟做了些什么。這時，“非待辦事項清單”恰巧幫我回想、確認當天的種種收獲和成就。

很多人會說，遇到拖延問題怎么辦？

在我看來，要么問題太復(fù)雜難以面對，要么，身體在向我們發(fā)出信號，告訴你需要休息了。

我的策略是，干不動就不干了。該策略，被斯坦福大學(xué)的哲學(xué)教授約翰·佩里（John Perry）稱為“結(jié)構(gòu)化拖延”。

簡單來說，當我不想去完成某項任務(wù)時，不應(yīng)該浪費時間與拖延作斗爭，而是，可以選擇去做其他事情。要知道，大腦會自動根據(jù)任務(wù)的重要性，對它們進行排序。

然而，我們常常傾向于先處理那些相對不太重要的任務(wù)，以逃避那些更重要的任務(wù)，而事實上，這樣做卻使我完成了更多的工作。

我真不太喜歡整個上午都守在電腦前，因為以前的經(jīng)驗告訴我，長時間盯著屏幕，上午什么都做不出來。

因此，為了避免上午都在電腦前，我會選擇去做其他事情，比如見朋友、處理一些非電腦工作，等到下午坐在電腦前，效率反而更高，這種調(diào)整緩解了我，每天工作時的焦慮感。

不過，我也有一些策略性的無能時刻。

例如：

對于那些雖然可以做，但不緊急的任務(wù)，我會故意選擇不去做，或者故意將它們做得很糟糕。

等到下一次感到有足夠動力和靈感時，再去接著做。這種做法，會更有動力和創(chuàng)造力，因為我不會被迫在不合適的時候完成任務(wù)。

就像參加一個訓(xùn)練營一樣，我曾經(jīng)拖延很長時間。雖然知道這是一個有益的項目，但我總是找各種理由推遲，然而上周，我突然感到了強烈的渴望，于是，決定行動了起來。

這種策略在工作場合也非常有效。

例如：

如果你的上級要求你撰寫一個策劃案，而你并不擅長這個領(lǐng)域，你可以選擇不浪費太多時間，快速地完成任務(wù)，盡管質(zhì)量可能并不高。

這樣，你的上級會了解你的能力，如果有更適合你的任務(wù)，他就會考慮找其他人去做。

不過在其他任務(wù)上，你需要展現(xiàn)出出色的表現(xiàn)，以證明自己的能力。否則，就會被認為真無能，所以，這種策略在不同情境下靈活運用，會取得最佳效果。

值得一提的是，我經(jīng)常會收到各種邀請，無論是社交活動、講課、還是線上連麥直播。很多時候，我會發(fā)現(xiàn)自己在理性上覺得應(yīng)該去參加，但內(nèi)心真的不想去。

這會導(dǎo)致，我的安排充斥著那些我并不真心想做的事情，根據(jù)我的經(jīng)驗，要分辨是否真的想去做某事需要時間。

我認為關(guān)鍵在于，這件事是否讓我感到激動，是否為我?guī)碓鲋悼赡?，如果是的話，那通常是我真正想?yún)⑴c的事情，如果不是，我就會選擇不去做。這種方式，幫助我更好地管理日常，確保我投入到那些真正感興趣的事情中。

總的來說

做事，懂流程很重要?；剡^頭來看，生活中任何一件，看上去井井有條的事，都遵循著一定規(guī)范流程，我們要理解這些流程，適應(yīng)它，但也希望，你不要被它所束縛。