采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)可以用于優(yōu)化企業(yè)采購流程，幫助企業(yè)做好從供應(yīng)商到最終消費(fèi)者的全生命周期管理。這篇文章里，作者就介紹了采購管理系統(tǒng)的核心采購流程以及設(shè)計(jì)的一些注意事項(xiàng)，一起來看看吧。

采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是一種完整的工具，用于優(yōu)化企業(yè)采購流程，以確保企業(yè)從供應(yīng)商處獲取高質(zhì)量低成本的產(chǎn)品和服務(wù)。它結(jié)合了供應(yīng)商選擇、采購計(jì)劃、訂單管理、庫存控制、物流跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了從供應(yīng)商到最終消費(fèi)者的全生命周期管理。

該系統(tǒng)可以使企業(yè)通過自動化和智能化的方式提高效率、降低成本、減少錯誤，同時(shí)提高供應(yīng)商和客戶滿意度。通過與供應(yīng)商建立緊密的合作關(guān)系，可以幫助企業(yè)更好地管理風(fēng)險(xiǎn)，以便在市場上保持競爭力。

采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)提供的報(bào)表和分析，可以幫助企業(yè)了解其采購和供應(yīng)情況，以及優(yōu)化其供應(yīng)鏈戰(zhàn)略。這些數(shù)據(jù)還可以用于與供應(yīng)商的談判，并支持更好的決策制定。

那么作為供應(yīng)鏈的產(chǎn)品設(shè)計(jì)我們應(yīng)該注意什么？本文章主要介紹了供應(yīng)鏈中的采購管理系統(tǒng)的核心采購流程以及設(shè)計(jì)的一些注意事項(xiàng)。

一、采購的核心流程

作為B端系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，首先最應(yīng)該注意的是你要設(shè)計(jì)的系統(tǒng)它存在什么流程。一個(gè)系統(tǒng)最核心的部分是幫助使用系統(tǒng)的人去完成任務(wù)目標(biāo)。接下來我們來了解一下在供應(yīng)鏈中的采購流程：

1. 確定需求：利益相關(guān)者或部門負(fù)責(zé)人意識到對產(chǎn)品、軟件工具或服務(wù)的需求。此次采購可以滿足持續(xù)的需求（例如，補(bǔ)充辦公用品等消耗品）或支持新項(xiàng)目的單次采購。這些可以作為年度預(yù)算和采購計(jì)劃流程的一部分進(jìn)行計(jì)劃，也可以作為意外需求的現(xiàn)貨購買。一旦利益相關(guān)者確定了需求，他們就會概述滿足需求的要求，并將其記錄在請求中。
2. 采購的詢價(jià)及比價(jià)：在采購開始前，應(yīng)先咨詢各供應(yīng)商提供商品的報(bào)價(jià)、返利等。通過收集各種信息綜合的進(jìn)行采購價(jià)格的比較。
3. 采購談判于合同簽訂：篩選合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判，應(yīng)選擇可以形成長期合作的供應(yīng)商，在保證商品質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)的前提下?lián)駜?yōu)選擇。
4. 采購價(jià)格的維護(hù)：在第一次采購或者采購價(jià)格有變動的情況，相關(guān)人員要進(jìn)行價(jià)格信息的維護(hù)管理。
5. 供應(yīng)商及商品的引進(jìn)：相關(guān)人員需要將合作的供應(yīng)商信息及供應(yīng)商的商品基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。并進(jìn)行后期信息的維護(hù)（建碼維護(hù)）。
6. 發(fā)出采購申請：利益相關(guān)者使用識別步驟中顯示的信息創(chuàng)建采購申請或攝入表。這是采購商品或服務(wù)的正式請求，包括訂購和付款所需的所有信息。根據(jù)采購類型，采購申請?zhí)峁┝私ㄗh的解決方案。例如，在軟件采購中，利益相關(guān)者可能包括三個(gè)評估工具。
7. 采購過程的管理：我們在采購的過程中 ，從開始建采購單到供應(yīng)商回應(yīng)、供應(yīng)商發(fā)貨、倉庫收貨入庫確認(rèn)等整體流程都要跟進(jìn)。
8. 采購關(guān)單：對于商品入庫、采購?fù)瓿傻挠唵危蛘唛L期未到貨的訂單，由采購人員進(jìn)行對供應(yīng)商聯(lián)系或系統(tǒng)直接做關(guān)單的操作。
9. 退供應(yīng)商：對于不合作的供應(yīng)商進(jìn)行退供應(yīng)商的處理，將退供應(yīng)商的未出售等貨品建單并下發(fā)倉庫做出庫操作。
10. 倉庫間的調(diào)撥：根據(jù)商品的銷售情況對商品進(jìn)行倉庫間的調(diào)撥，保證貨品的利用率的最大化。
11. 供應(yīng)商貨款的結(jié)算：提交和跟進(jìn)供應(yīng)商的付款請求，對接財(cái)務(wù)部門并提供相關(guān)的票據(jù)單等數(shù)據(jù)。對比無誤后，和供應(yīng)商結(jié)算相關(guān)貨款；或者在退供應(yīng)商之后，相關(guān)人員跟進(jìn)財(cái)務(wù)與供應(yīng)商的結(jié)算過程。

二、采購管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)

采購的目標(biāo)是在合適的時(shí)間，選擇合適的供應(yīng)商，以合適的價(jià)格，購買合適數(shù)量和質(zhì)量的商品。但每個(gè)公司對采購管理系統(tǒng)的定位是不同的，但整體都是服務(wù)于采購部門的，為了采購過程的順暢和便捷。

采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)包含四個(gè)：

1. 成本最優(yōu)：這里說的成本不止是將采購的價(jià)格作為成本，還包括供應(yīng)商提供的服務(wù)、供應(yīng)的時(shí)效、供應(yīng)商商品的質(zhì)量等各個(gè)維度。
2. 供應(yīng)商管理最優(yōu)：在做采購管理系統(tǒng)不僅要關(guān)注是否可以完整的為采購提供幫助，還要關(guān)注供應(yīng)商的管理。我們可以對供應(yīng)商進(jìn)行評級，通過評級選出可以長期合作的供應(yīng)商。
3. 推薦最優(yōu)采購品項(xiàng)：系統(tǒng)要關(guān)注供應(yīng)商提供商品的品項(xiàng)，對于使用系統(tǒng)的公司來說，對于銷量好的貨品不能缺貨斷貨，更不能滯銷。
4. 采購效率最高：流程要順暢，信息要透明，保證時(shí)效性。

合同的管理：

在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，有非常多的信息需要去存儲和留檔，在采購管理系統(tǒng)中自然也是，既然是管理，從采購流程的開始，到尋找供應(yīng)商，對供應(yīng)商及其供應(yīng)的商品的管理還有包括申請，調(diào)撥等表單的。其中也包括合同的管理。

采購合同是創(chuàng)建采購訂單的基礎(chǔ)性文件，是約束雙方行為的文件。根據(jù)流程當(dāng)中需要進(jìn)行行為約束時(shí)，為保證雙方利益，都可以采取簽訂合同的方式進(jìn)行。采購合同包括戰(zhàn)略性合同和非戰(zhàn)略性合同。戰(zhàn)略性合同意在企業(yè)和供應(yīng)商之間達(dá)成長期的合作關(guān)系，共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，包含回購合同，收入共享合同等等。非戰(zhàn)略性合同主要指彈性合同，比較靈活，包括柔性合同，現(xiàn)貨合同等。

采購管理系統(tǒng)中對于合同的管理包括兩種方式：

1）粗放式管理

粗放式的合同管理僅僅將每個(gè)合同的編號，有效期等信息進(jìn)行記錄。合同的細(xì)則通過線下的掃描工具掃描之后上傳。

2）電子合同管理

將合同的細(xì)則形成系統(tǒng)模板，也就是電子合同，這個(gè)電子合同可以作為公司的和供應(yīng)商簽訂的合同模板。雙方可以進(jìn)行線上的電子合同的簽訂，簽訂后合同即生效。電子合同可以下載并打印作為存根。

在設(shè)計(jì)采購管理系統(tǒng)時(shí)，我們要緊盯采購的流程，設(shè)計(jì)利用效率思維。我們要以最低的采購成本、更好的管理供應(yīng)商和推薦最優(yōu)的采購品類。當(dāng)然除了采購流程，隨著采購業(yè)務(wù)的精細(xì)化我們還有很多采購和管理的模塊需要去設(shè)計(jì)。做好采購，業(yè)務(wù)就成功了一半。