精益生產(chǎn)管理工具之問題管理
問題管理是一種以解決問題為導(dǎo)向的管理模式,它涵蓋了從挖掘問題、表達問題、歸結(jié)問題到處理問題的一系列活動。這種管理工具不僅是精益體系的根基,而且有助于預(yù)防問題演化成危機,并通過問題進行優(yōu)化管理。
生產(chǎn)制造過程中,存在標(biāo)準(zhǔn)不明、有疑點、不確定的情況;存在權(quán)限或資源不足以解決當(dāng)前異常的情況,就需要引入“問題管理”工具。
精益生產(chǎn)管理工具之5S管理中為企業(yè)引入5S管理工具,構(gòu)建精益生產(chǎn)搭建堅實地基,避免了很多重復(fù)、低級、無效的異常情況產(chǎn)生,為精益生產(chǎn)的持續(xù)升級帶來高素質(zhì)、高素養(yǎng)人才。理解精益思想,提高自身要求,構(gòu)建“精益”扎根生長的沃土。
而“問題管理”就是扎入泥土的“根”!?
01??發(fā)現(xiàn)問題
1、問題管理
問題管理是一種管理模式,它以解決問題為導(dǎo)向,通過挖掘問題、表達問題、歸結(jié)問題和處理問題等一系列活動,來防范問題演化為危機,并借助問題進行優(yōu)化管理。
問題管理工具實際是精益體系的根,所有生產(chǎn)制造過程中的異常,都可以是問題。問題管理要實際落地,需要解決幾個關(guān)鍵性的問題:要暴露問題而不是隱藏問題;要主動記錄問題而不是忽略;要發(fā)現(xiàn)實際生產(chǎn)異常而不是編造;要共同參與而非孤軍扛責(zé)。
2、前提性條件準(zhǔn)備
要搭建問題管理運行的良好企業(yè)環(huán)境,需要在績效考核相關(guān)配套好,而這,需要每個企業(yè)因地制宜。但如下行為卻萬不可推行。
- 規(guī)定每個部門或班組,必須每個月上報50個問題;
- 誰發(fā)現(xiàn)問題獎100元,這個問題誰是責(zé)任人罰款200。
規(guī)定單個部門定期上報多少問題,否則導(dǎo)致虛報、各種找問題,導(dǎo)致問題數(shù)據(jù)的真實性大打折扣。實際上,“5S管理”工具也可以從“問題管理”中“誕生”。企業(yè)優(yōu)先導(dǎo)入問題管理,先期會獲取到很多生產(chǎn)一線臟亂差的問題,就會基于此種情況,專門來整治,從而引入“5S管理”。
同時,問題管理是精益工具的根,也是來源于此:標(biāo)準(zhǔn)不明確,執(zhí)行步驟不清晰,可以引入“標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)”;設(shè)備異常未及時發(fā)現(xiàn)、周邊清潔打掃不徹底、工位相關(guān)文檔未及時更新,可以引入“開班點檢”、“設(shè)備巡檢”;不清楚生產(chǎn)工單、不了解生產(chǎn)進度、對班異常情況未對齊,可以引入“看板”。
獲取獎勵雖然開心,但是會導(dǎo)致其他人罰款,就會加大員工之間的矛盾,易形成大家都只做分內(nèi)的事情,一點點的“額外”事情都相互推諉,導(dǎo)致團隊效率直線下滑。
3、易用性提升
在愿意暴露問題、發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上,還需要問題管理工具好用、易用。而想要清晰的傳遞一個問題,問題的現(xiàn)狀查看和詳細描述必不可少。在當(dāng)下移動設(shè)備快速、便捷發(fā)展的當(dāng)下,拍照和語音錄入,就是很好工具。
另外,只啟用拍照,可以防止使用相冊圖片,可以隱形要求就在問題現(xiàn)場,配合照片添加“人員+部門+時間戳”水印,將最大程度的獲取最有效的原始資料。
手機語音錄入
目前大部分手機支持語音錄入,直接轉(zhuǎn)文字,將極大的降低手機輸入的不便捷性。
4、問題管理業(yè)務(wù)流程
精益生產(chǎn)之工廠建模中設(shè)定了生產(chǎn)制造的組織架構(gòu)形式,操做工 – 班組 – 管理室 – 工廠。
問題管理
在班組、管理室、工廠領(lǐng)導(dǎo)各個層級內(nèi)部,都支持新增問題、問題處理、問題驗證、問題關(guān)閉,整個閉環(huán)流程。且堅持問題由誰發(fā)現(xiàn),就由誰去驗證、去關(guān)閉,即使升級到上級部門,驗證、關(guān)閉還是要提出人來操作。
在操作工層級,為了盡量讓操作工集中精力在生產(chǎn)中,減少一切可以減少的業(yè)務(wù)操作,操作工只保留開班前的點檢、清潔;可以在點檢過程中快捷添加問題。由班組管理相關(guān)人員去處理問題,驗證問題、關(guān)閉問題。
另外就是可能存在領(lǐng)導(dǎo)也沒辦法給出解決方案的問題,那就需要召集一個會議,通過會議決議的方式來解決問題。
基于問題升級,還需要注意:問題能在基層解決就不要升級;問題升級到更高層級,就需要更多人更多時間和資源,從精益的角度出發(fā),本身就不劃算。但是,也不能因此因噎廢食。?
02??問題處理
1、問題處理狀態(tài)機
問題狀態(tài)機
如以上狀態(tài)機描述,包含 草稿、待處理、處理中、待驗證、驗證中、待關(guān)閉、已關(guān)閉、掛起的狀態(tài)。草稿發(fā)布成為待處理狀態(tài);待處理狀態(tài)直接處理,且需要驗證,狀態(tài)切換為待驗證狀態(tài);待驗證狀態(tài)驗證,狀態(tài)切換為“待關(guān)閉”;待關(guān)閉狀態(tài)關(guān)閉,狀態(tài)切換為“已關(guān)閉”狀態(tài)。其中主流程最關(guān)鍵的操作為:發(fā)布、處理、驗證、關(guān)閉。
其中處理中、驗證中、掛起的狀態(tài)為特殊狀態(tài)。
支持多處理方案
一個問題,一個人一種處理方案,是最為直接的。但是業(yè)務(wù)中常存在需要多人去處理的情況,如設(shè)備異常問題,需要設(shè)備維修人員去維修,需要巡檢人員去抽查,在保持正常運行的條件下預(yù)防再次發(fā)生問題。
另外,實際情況中存在本班組機修人員已經(jīng)在忙的狀態(tài),需要另外的人來輔助處理,這就是支持“指派”。同時指派也支持上級給下級安排事務(wù)。
當(dāng)然,也會存在當(dāng)前的權(quán)限、資源不能解決該問題的情況,這個時候就需要“升級”,把問題升級到上級部門去,由領(lǐng)導(dǎo)去協(xié)調(diào)資源、安排人員來處理。這里也就實現(xiàn)了問題的跨部門協(xié)作。
2、狀態(tài)機特殊細節(jié)點
待處理的問題,經(jīng)過“指派”、“升級”,已經(jīng)不同于初始狀態(tài),未進行區(qū)分,在主狀態(tài)流增加“處理中”狀態(tài)標(biāo)識。同時也因為多處理方案,驗證時針對每個方案驗證,也就有“驗證中”的狀態(tài)。
另外,指派、升級、處理 這里是一個人操作的,不存在一個處理方案到驗證中狀態(tài),一個方案還在處理中。設(shè)計中為了降低復(fù)雜度,處理的人員填寫方案,每個方案的具體執(zhí)行人員設(shè)置為“責(zé)任人”,通知責(zé)任人有這件事情,通過驗證來確定最終執(zhí)行效果。這里也就說明,為什么存在驗證不通過的情況,這個時候處理執(zhí)行人員需要重新處理。
這里也是和普通問題處理不相同的地方,作為通用問題管理,這里可以進行改進,多個處理方案走各自的處理流程,類似于任務(wù)分解。
3、問題處理支持鏈?zhǔn)铰窂?/h3>
支持鏈?zhǔn)教幚?/p>
隨著系統(tǒng)的執(zhí)行,簡單的問題很容易、很快就會處理掉。剩下的問題會越來越復(fù)雜,處理人員也不一定很明確。就會存在超長鏈路的情況。
操作工 小白發(fā)現(xiàn)了一個問題,處理不了;指派給機修人員 文文;文文一看,我也處理不了,指派高級技工武武;武武一看問題覺得很嚴重啊,我也處理不了,進行問題升級;升級給管理室室主任雙雙;雙雙一看問題,這不是和某年某月某日的那個問題一樣么,順手就指派了當(dāng)時修改的泉泉,問題終于得到解決。
在上面的案例中,存在單個問題經(jīng)歷了多輪指派及升級,讓很多人參與進來。問題只有找對方案、找對人才能更快處理。這里就是數(shù)字化的意義,典型的問題可以標(biāo)準(zhǔn)化,為后續(xù)類似的問題提供參考。4、問題掛起
另一個問題狀態(tài)就是“掛起”,是針對那些目前沒有解決方案,但是不直接影響生產(chǎn)的;針對未來有解決方案,但是時間較長的;針對有些很復(fù)雜的問題,目前根本無法明確是否是根本問題的。
這些問題掛起,可以讓先關(guān)參與人知道已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了這個問題,不需要重復(fù)的提交;另外就是通過狀態(tài)標(biāo)識出來,不影響統(tǒng)計數(shù)據(jù)、不需要每次都拎出來查看,從而提升效率。?
03??問題標(biāo)準(zhǔn)化
1、統(tǒng)計分析
隨著業(yè)務(wù)的執(zhí)行,問題匯總越來越多,積累下來的問題素材也就越來越豐富。
不識廬山真面目,只緣身在此山中。
看到問題更多的特征,需要對問題進行統(tǒng)計分析。按照類型統(tǒng)計,可以發(fā)現(xiàn)哪類問題容易發(fā)生;按照關(guān)閉率統(tǒng)計,發(fā)現(xiàn)哪些問題未關(guān)閉,配合“掛起”功能,數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為有效;按照月度統(tǒng)計,可以查看問題趨勢,可以溯源問題發(fā)生較少月份的根源,促進車間改善。
問題統(tǒng)計
數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,將有效的數(shù)據(jù)篩選出來!
2、標(biāo)準(zhǔn)化
問題標(biāo)準(zhǔn)化,主要是實現(xiàn)問題模版。在問題發(fā)現(xiàn)時,檢查是否已有類似的問題,復(fù)用其問題描述、問題解決方案,從提升效率。同時,標(biāo)準(zhǔn)化的問題查看可以將經(jīng)驗傳遞,形成常見問題處理庫。
問題標(biāo)準(zhǔn)化,支持在問題添加時,基于正在填寫的內(nèi)容,如:標(biāo)題、描述、處理方法查詢標(biāo)準(zhǔn)化的問題,選擇具體問題后,未填寫部分復(fù)用標(biāo)準(zhǔn)化問題。類似于知乎新增問題。其中,關(guān)于處理鏈路,就可以忽略中間的鏈路,直接讓最終處理問題的人員來處理就好。
知乎新增問題
問題標(biāo)準(zhǔn)化,基于問題的數(shù)字化,以下是問題管理的ER圖。盡管之前業(yè)務(wù)流程、狀態(tài)機很復(fù)雜,實際上問題管理的庫表結(jié)構(gòu)并不是很復(fù)雜。建議4張表,問題表、問題處理表、問題驗證表、問題關(guān)閉表。
問題管理ER圖
其中,問題處理存在1對N的關(guān)系,即是一個問題有多個處理方案,如下簡圖展示關(guān)聯(lián)關(guān)系,而在表結(jié)構(gòu)中,通過多表聯(lián)合查詢即可。
ER圖簡圖
3、問題復(fù)制
問題標(biāo)準(zhǔn)化除了完成處理問題的經(jīng)驗沉淀,還能促進問題填寫的效率。
復(fù)制功能將更直接的實現(xiàn)填寫效率的提升。
一鍵復(fù)制,將不同的地方進行修改即可。
問題管理是一種重要的管理理論和方法,它通過挖掘、表達、歸結(jié)和處理問題來優(yōu)化管理過程,具有防患于未然、發(fā)現(xiàn)和解決關(guān)鍵問題、跨專業(yè)跨部門協(xié)同等特點。在實踐中,問題管理被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè),并取得顯著成效。
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