導(dǎo)語：TO B產(chǎn)品的目標是管理直達、效率提優(yōu)，是技控替代人控，是流程驅(qū)動運行。待辦是企業(yè)效率的典型場景，本文從待辦的“理念”、“閉環(huán)”、“中臺”、“運營”四個維度，對TO B產(chǎn)品的設(shè)計理念進行了闡述，與大家分享。

一、專題概述

待辦中心是TO B產(chǎn)品中最為常見的功能模塊，其體現(xiàn)了企業(yè)服務(wù)中“管理直達、效率提優(yōu)”的核心目標。

縱觀多個SAAS產(chǎn)品和踐行多個項目，個人愈發(fā)感覺、在未深度實踐企業(yè)經(jīng)營，是無法設(shè)計好待辦中心產(chǎn)品功能的；也愈發(fā)察覺，市場的SAAS產(chǎn)品也并未真正圍繞“待辦”這個企業(yè)經(jīng)營常態(tài)做好產(chǎn)品架構(gòu)。

本文圍繞“待辦”這個企業(yè)經(jīng)營常態(tài)做產(chǎn)品專題，共分為“理念”、“閉環(huán)”、“中臺”和“運營”4篇文章，本文為待辦專題第二篇。

1. 待辦專題(1)：3個待辦中心理念構(gòu)建TO B待辦價值殺手锏（專題篇）
2. 待辦專題(2)：閉環(huán)思維構(gòu)建待辦中心業(yè)務(wù)價值鏈（閉環(huán)篇）
3. 待辦專題(3)：1個待辦中臺實現(xiàn)TO B待辦服務(wù)生態(tài)（中臺篇）
4. 待辦專題(4)：GSM在TO B待辦運營中的探索與實踐（運營篇）

二、無閉環(huán)管理的企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀

人性七宗罪中、懶惰是罪之一；所以辦公環(huán)境其實對抗的是人的惰性之源；其二就是職場中人的職業(yè)素養(yǎng)千差萬別，有強自驅(qū)力、事業(yè)心特強的員工；也有被動執(zhí)行、小富即安的員工。

所以一條待辦的生命周期實際是坎坷顛簸、效率堪憂。比如，我們就有這樣的情況發(fā)生：

1. CEO有一條單、一直在出差，又不好意思去催促，影響了業(yè)務(wù)運行；
2. 營銷中心要求所有銷售必須學習的一門產(chǎn)品課程，各營銷部門完成比率是多少？
3. 審批鏈條中到底是那幾個節(jié)點最影響效率，能不能透視出來？
4. 在部門任務(wù)下達時，能不能隨時發(fā)起待辦，且可看到待辦完成進度？
5. 一個部門的待辦完成一直排名倒數(shù)，高層領(lǐng)導(dǎo)能不能一鍵發(fā)起溝通，而不要通過秘書傳達或月例會傳達？
6. 能不能隨時看到整個公司的待辦完成情況，透視部門管理效率？

如上情況，將會通過本篇的閉環(huán)管理得到解決，現(xiàn)在進入正題。

三、為何需PDCA管理閉環(huán)

在阿尼塔.S.霍蘭德的《現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)》中對企業(yè)經(jīng)營有抽象的定義，企業(yè)在為顧客創(chuàng)造價值的過程中，都是由業(yè)務(wù)循環(huán)、管理循環(huán)和信息循環(huán)進行相互協(xié)作、共同運轉(zhuǎn)，從而構(gòu)成企業(yè)從戰(zhàn)略制定到行為修正的PDCA循環(huán)。

企業(yè)管理必須要有循環(huán)、否則管理就會無序和失控；預(yù)算管理、績效考評、營銷推進、制造排班等企業(yè)管理動作也都必須有管理閉環(huán)。同理，待辦是“必須做的任務(wù)”，也是企業(yè)管理中的一個關(guān)鍵動作，也必然需要管理閉環(huán)。

四、待辦管理事務(wù)特點

PDCA是管理閉環(huán)的基礎(chǔ)元件，依據(jù)唯物主義的發(fā)展觀，事務(wù)有其普適性也有其特殊性。待辦需滿足PDCA的普適性，也擁有其個性化的特點。

我總結(jié)待辦有兩個個性化特點：一為標準化、二為實時化；標準化助力計控、實時化突破香農(nóng)定理。

五、特點解說1：標準化助力技控

績效改進之父，吉爾伯特的行為工程模型(BEM)提到，影響績效的關(guān)鍵因素除了員工個人的知識、能力有關(guān)的因素外，還有環(huán)境因素。而且環(huán)境因素導(dǎo)致的績效差距占75%，只有25%的績效差距是由個人因素產(chǎn)生的。

技控就是通過簡化事、賦能人，通過改進環(huán)境因素，構(gòu)建簡單快捷的數(shù)據(jù)、資源、流程、工具和考評策略，從而大踏步的改進績效。

待辦任務(wù)是企業(yè)經(jīng)營的管理動作、人控的策略就是用人力成本去堆砌、關(guān)注的是人的個體（企業(yè)人員異動率居然被很多人所忽視），人控動作不外乎一遍一遍的宣導(dǎo)培訓(xùn)、一次一次的催促跟蹤、建議專崗去通報管理。

而在技控思維下，一切則變得簡單高效。在待辦中心價值鏈中，我通過將如上問題落實成系統(tǒng)去管理。

比如：

1. 若出現(xiàn)超期未處理，以前需要管理人員導(dǎo)出表格去通報、現(xiàn)在系統(tǒng)自動通報待辦人，若7天未處理則升級到該待辦人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，讓直屬領(lǐng)導(dǎo)去處理；
2. 若領(lǐng)導(dǎo)看到哪個部門不達標，以前領(lǐng)導(dǎo)通過微信去告知秘書找到該部門負責人，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)直接在統(tǒng)計報表上點擊負責人頭像，就可以發(fā)起語音、撥打電話、發(fā)送郵件；
3. 若出現(xiàn)要一群人做待辦，以前則需要拉一個群，或抄送郵件，然后做跟蹤；現(xiàn)在則直接一鍵發(fā)起待辦，選擇責任人；然后待辦自動形成一個統(tǒng)計報表，每天自動發(fā)給管理員。

并且，為了形成待辦技控的標準化管理體系，我們還構(gòu)建了5個標準制度，所有接入待辦平臺的服務(wù)均均簽署這5個服務(wù)協(xié)議，如下是協(xié)議：

六、特點解說2：實時化突破香農(nóng)定理

信息傳遞遵循的基本規(guī)律（香農(nóng)定理）中提到：有限的資源是無限的，而無限的資源卻是有限的。

無線信道并不是可以任意增加傳送信息的速率，它受其固有規(guī)律的制約，就比如城市道路上的車一樣并不能想開多快就開多快，還受到道路寬度，其他車輛數(shù)量等因素影響。

企業(yè)經(jīng)營中的待辦任務(wù)傳遞也遵循信息傳遞規(guī)律，一個任務(wù)是否可快速得到執(zhí)行，并不完全決定于執(zhí)行人的個人能力，還和任務(wù)下達人的關(guān)注頻次、執(zhí)行人所處的環(huán)境、所用的工具有關(guān)。

換言之：以往的任務(wù)推進工具，不外乎就是月例會、項目管理人的周期性統(tǒng)計通報、管理者的耳提面命。這些推進工具，就如同城市道路一樣，無論是跑車、卡車、自行車，都受限于這個環(huán)境。

而若將任務(wù)管理工具線上化、移動化后，提供實時可見的看板、鉆取分析報表；提供早報晚報的實時通知服務(wù)；提供嵌入待辦進入IM工具、一鍵下達任務(wù)指令；提供統(tǒng)一的待辦列表頁面、移動PC隨時可見；提供標準實時的超期通知和超期管理通報。

這些實時化工具就如同將城市道路換上了高速路，沒有紅綠燈、沒有60碼限速、沒有穿插的電動車。信息傳遞不再受限于香農(nóng)定理。

也就是說、待辦的實時化，就是將管理動作變得隨時可觸達、沒有秘書、沒有郵件、沒有PPT、沒有月例會。實時化的標準就是：管理動作高頻、信息鏈條縮短、通知激發(fā)動作。

本文由 @ boyka? 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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